Die Emory University ist eine Forschungsuniversität in Atlanta, Georgia, mit akademischen und berufsbezogenen Studienprogrammen in den Bereichen Geistes- und Kunstwissenschaften, Naturwissenschaften, Wirtschaft, Recht und Medizin. Ihre Arbeit verbindet Bildung mit Gesundheitsversorgung und wissenschaftlicher Forschung und vereint Lehre, Wissensgewinnung und gesellschaftliches Engagement in einem breit aufgestellten universitären Umfeld.
Vor-Ort-Sachbearbeiter:in Kreditorenbuchhaltung an der Emory University
Bearbeiten Sie komplexe Rechnungen, Abstimmungen, Zahlungen und Ausnahmefälle für die Campus-Dienstleistungen der Emory University. Unterstützen Sie Kreditorenkontrollen, Berichte, den Monatsabschluss und Prozessverbesserungen.
Beschreibung
- Verwalten Sie die Rechnungsverarbeitung und lösen Sie Ausnahmefälle bei Bestellungen und Transaktionen ohne Bestellung
- Dienen Sie als Eskalationskontakt für problematische Rechnungen und ausgabenbezogene Ausnahmefälle
- Bearbeiten Sie Anfragen zur Einrichtung und Pflege von Lieferanten und prüfen Sie dabei Dokumente sowie sensible Änderungen
- Prüfen und buchen Sie komplexe Rechnungen und lösen Sie damit verbundene Ausnahmefälle und Eskalationen
- Überwachen Sie den täglichen Rechnungseingang und die Verarbeitung und stellen Sie eine korrekte Kontierung, Dokumentation und zeitnahe Buchung sicher
- Leiten Sie die Lösung von Ausnahmefällen bei Bestellungen, Wareneingängen und Preisabweichungen
- Arbeiten Sie mit Einkäufer:innen, Sourcing-Manager:innen, Abteilungen und Lieferanten zusammen, um Probleme zu lösen und Ursachen zu beheben
- Untersuchen Sie eskalierte Rechnungs- und Zahlungsprobleme und kommunizieren Sie Status, Erkenntnisse und nächste Schritte
- Führen Sie Abstimmungen der Kreditorenbuchhaltung durch und beantworten Sie Prüfungsanfragen
- Bereiten Sie Unterlagen für den Monatsabschluss vor und prüfen Sie diese
- Verarbeiten Sie Zahlungen und koordinieren Sie damit verbundene Aktivitäten mit der Treasury-Abteilung
- Erstellen und pflegen Sie Berichte und Dashboards zur Kreditorenbuchhaltung und teilen Sie Erkenntnisse und Empfehlungen
- Pflegen Sie Verfahren der Kreditorenbuchhaltung und empfehlen Sie Verbesserungen von Kontrollen sowie Möglichkeiten zur Automatisierung
- Coachen Sie Berufseinsteiger:innen und führen Sie informelle Schulungen durch
- Führen Sie Qualitätskontrollen durch und teilen Sie bewährte Verfahren
- Übernehmen Sie weitere zugehörige Aufgaben nach Bedarf
Anforderungen
- Abitur, mittlerer Schulabschluss oder gleichwertiger Abschluss
- Zwei Jahre Hochschulstudium plus vier Jahre Erfahrung in der Kreditorenbuchhaltung oder einem verwandten Bereich oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung, Schulung und Berufserfahrung
- Erfahrung in der Lösung von Ausnahmefällen und der Unterstützung von Finanzabschlussaktivitäten
- Gute Kenntnisse der Kontrollen in der Kreditorenbuchhaltung, der Funktionstrennung und der Prüfungsvorbereitung
- Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse, einschließlich Pivot-Tabellen und Suchfunktionen; Erfahrung mit Power-Tools ist von Vorteil
- Sicherer Umgang mit ERP-Berichtstools
- Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz
- Fähigkeit zur funktionsübergreifenden Zusammenarbeit und zum Umgang mit konkurrierenden Prioritäten; die Aufgaben müssen persönlich an einem Standort der Emory University ausgeführt werden
- Sicherer Umgang mit ERP-Berichtstools
Zusatzleistungen
- Die Emory University ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit gewährleistet
- Für qualifizierte Menschen mit Behinderungen sind angemessene Vorkehrungen verfügbar
- Zugang zu Programmen und Einrichtungen der Emory University ohne Diskriminierung