文書管理担当—技術文書、マドリード・ハイブリッド勤務
Vèringer Engineering のエネルギープロジェクトにおける技術記録を管理します。EDMS アーカイブ、品質審査、顧客への文書送付、最終プロジェクト書類を担当します。
仕事内容
- プロジェクトの社内文書、サプライヤー文書、顧客文書を登録・送付する
- 文書を確認し、会社および顧客の書式基準への適合性を確認する
- プロジェクトおよび社内の紙媒体・電子記録を管理する
- 文書管理システムにプロジェクト文書を正確にアップロードし、アーカイブする
- 顧客の要件と期限に従って文書を顧客へ送付する
- 過去の文書をアーカイブし、検索・取得する
- 文書管理システムに関する問い合わせに対応し、スタッフを支援する
- 公開または送付前に文書の品質チェックを実施する
- 新しい文書番号および紙媒体文書の申請を管理する
- プロジェクト文書のスキャン、印刷、複製を行う
- 定められた手順に従って技術文書を処理・登録する
- 品質保証要件に従って紙媒体・電子ファイルを管理する
- 文書管理レポートを作成する
- プロジェクト、顧客、規制当局の文書管理要件への適合を確保する
- EDMS を通じてプロジェクト文書を自律的に管理する
- 社内審査および顧客審査の進捗を追跡する
- 最終書類、竣工図書、最終アーカイブの準備を支援する
- 体系的で完全なプロジェクトファイリングシステムを構築する
- 例外報告書および管理レポートを作成する
- プロジェクト文書の保管構造を維持する
応募要件
- 高等学校修了相当以上の学歴（ISCED レベル3）
- 日常の業務およびプロジェクトでのコミュニケーションに対応できる高度な英語力
- Microsoft Office の実務知識
- SharePoint、Documentum、ProjectWise、または同等の EDMS プラットフォームに関する知識
- Adobe ソフトウェアに関する知識
- ワープロ、表計算、データベースアプリケーション、電子データ管理システムの使用経験
- スペインに居住し、就労するための有効な許可
福利厚生
- 週2日のリモート勤務を含むハイブリッド勤務制度
- 契約期間は1年を予定しており、延長の可能性あり
- インクルーシブで利用しやすい職場環境
- 多様性を尊重する機会均等の職場