Corporate Travel Management (CTM) Group tilbyr tjenester for håndtering av forretningsreiser for organisasjoner som opererer i globale markeder. Tilbudet kombinerer bedriftsreiser, møter og arrangementer samt reiseteknologi i skreddersydde programmer utformet rundt hver kundes mål. CTM støtter bedrifter og deres reisende gjennom en rådgivende servicemodell, en integrert teknologiplattform og et dedikert globalt reiseteam med fokus på å forbedre effektiviteten, håndtere kostnader, ivareta de reisendes sikkerhet og skape målbar forretningsverdi.
Eventplanlegger på avstand
Planlegg møter med full service og incentivprogrammer for CTMs reiseadministrasjon, fra de første kundesamtalene til gjennomføring på stedet og sluttavregning. Koordiner reisemål, leverandører, kontrakter, budsjetter og kunderelasjoner.
Beskrivelse
- Planlegge møter med full service og incentivprogrammer fra idé til gjennomføring.
- Være hovedkontakt for eventkunder.
- Lede innledende samtaler for å forstå møtebehov, mål, hensikter og innspill fra interessenter.
- Anbefale reisemål og sende inn Cvent-RFP-er basert på programmets mål, budsjetter og plassbehov.
- Utarbeide nøyaktige dokumenter og rapporter for kunder og leverandører.
- Forhandle om og inngå kontrakter med hoteller, arrangementssteder, transportleverandører, destinasjonsselskaper, audiovisuelle produksjonsteam, mat- og drikkeleverandører, aktivitetsarrangører og andre leverandører.
- Oppsummere kontraktsvilkår, frister, kostnader og depositum for møteansvarlige og bestillere.
- Registrere budsjetter, kostnader, besparelser og kontraktsinngåelser i Cvent eller andre relevante systemer.
- Reise til programmer på stedet ved behov og opptre profesjonelt.
- Håndtere programavstemming, fakturering, leverandørgjeld og kundefordringer etter behov.
- Følge opp for å støtte rettidig betalingsbehandling og inntektsavstemming.
- Yte god kundeservice, følge opp relasjoner med møteansvarlige, gi profesjonelle anbefalinger og oppmuntre til gjentatte oppdrag.
- Registrere arbeidstid nøyaktig for prosjektfakturering.
- Utføre andre tildelte oppgaver.
Krav
- Videregående utdanning eller tilsvarende kreves.
- Minst fem års erfaring med event- eller møteplanlegging kreves.
- CMP- og/eller CMM-sertifisering er ønskelig.
- Etterleve CTMs kjerneverdier: Connect, Evolve og Deliver.
- Samhandle profesjonelt og samarbeide med ansatte, kunder og leverandører.
- Arbeide selvstendig og som del av et team.
- Kommunisere på en passende og profesjonell måte, skriftlig og muntlig.
- Overholde frister samt håndtere og prioritere flere samtidige forespørsler.
- Bruke kreativ og analytisk tenkning, problemløsning og rådgivningsferdigheter.
- Bevare roen under press, bidra proaktivt og vise vilje til å lære.
- Beherske Microsoft Office-pakken godt.
- Utføre grunnleggende matematikk.
- Lese og tolke informasjon.
- Være svært oppmerksom på detaljer.
- Ha regelmessig og pålitelig oppmøte.
- Ha god kjennskap til innenlandske og internasjonale reisemål, hotellkjeder og arrangementssteder.
- Ha generell praktisk kunnskap om verktøy for event-RFP, registrering og nettbestilling.
- Være tilgjengelig for arbeid på kvelder, i helger og utvidede arbeidstider i travle perioder.
Fordeler
- Grunnleggende livsforsikring og ulykkesforsikring ved dødsfall og lemlestelse betalt av selskapet.
- Korttids uføreforsikring betalt av selskapet.
- Valgfri langtids uføreforsikring.
- Velværeprogram med insentiver som kan redusere premiene for helseforsikring.
- Valgfri dekning for liv, ulykke, kreft, kritisk sykdom, beskyttelse mot identitetstyveri og juridisk bistand.
- Tre alternativer for helseforsikring: en plan med høy egenandel, en HMO i utvalgte delstater og en plan med egenandeler per behandling.
- Helsesparekonto med grunnbidrag fra arbeidsgiver og matching ved hver lønnsutbetaling for ansatte som er med i planen med høy egenandel.
- Fleksible utgiftskontoer.
- Sparekonto for omsorg for forsørgede.
- Tannforsikring.
- Synsforsikring.
- Ni betalte fridager, inkludert dagen etter Thanksgiving.
- Ordninger for betalt ferie og sykefravær.
- Støtteprogram for ansatte med tilgang til terapi gjennom Talkspace.
- Familie- og medisinsk permisjon.
- Fire ukers betalt foreldrepermisjon.
- Støtte ved graviditet og fødsel gjennom korttids uføreforsikring betalt av selskapet og fire ukers foreldrepermisjon for restitusjon og tilknytning.
- Sorgpermisjon.
- 401(k)-pensjonsordning med matching fra arbeidsgiver ved hver lønnsutbetaling.
- Matching av betalinger på studielån.
- Arbeidsordning på kontoret, hybrid eller helt virtuelt, avhengig av rolle, sted og virksomhetens behov.