WVU Online
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1.001 – 5.000 Mitarbeitende
B2CBildungE-Commerce
WVU Online ist die Initiative für digitales Lernen der West Virginia University, einer 1867 gegründeten Land-Grant-Universität. Das Angebot umfasst flexible Online-Bildung für Studierende, die ihr Studium mit Beruf, Familie oder anderen Verpflichtungen vereinbaren möchten, sowie Zugang zu Studienprogrammen, akademischen Ressourcen und Unterstützung über ein digitales Format. Als Teil der Bildungsorganisation der West Virginia University richtet sich WVU Online an Studierende, die ihre Ausbildung ortsunabhängig weiterführen möchten.

Verwaltungsassistent/in, Honors College – WVU

Unterstützung der Verwaltung für das Honors College und die Governors Honors Academy der West Virginia University. Zu den Aufgaben gehören Kalenderkoordination, Veranstaltungen, Beschaffung, Reisen, Schülertransporte und Programmverwaltung.

Beschreibung

  • Die Kalender des Dekans und der stellvertretenden Dekanin bzw. des stellvertretenden Dekans des Honors College pflegen
  • Angeforderte Besprechungen organisieren
  • Die Kalender des Medienraums und des Nebengebäudes verwalten
  • Das Telefon am Empfang übernehmen, wenn studentische Mitarbeitende nicht verfügbar sind
  • Bei Abwesenheit der Büroleitung als Ansprechperson für studentische Hilfskräfte und Stundennachweise fungieren
  • Die Reisen des Dekans und der stellvertretenden Dekanin bzw. des stellvertretenden Dekans koordinieren
  • Interne Teamveranstaltungen planen
  • Ausgaben des Honors College abrechnen
  • Büroaufgaben mit der Büroleitung koordinieren
  • Beschaffung und Kostenabrechnung für angeschlossene Einheiten unterstützen
  • Unterlagen zu den Kursangeboten der Governors Honors Academy vorbereiten
  • Aufgabenbeschreibungen für GHA-Praktikantinnen und -Praktikanten erstellen
  • Räume für Lehrende reservieren
  • Abendliche Präsentationen mit den Dekaninnen und Dekanen sowie Lehrenden der GHA koordinieren
  • Einkaufslisten für Lehrende erstellen und angeforderte Materialien beschaffen
  • An Planungssitzungen der GHA teilnehmen
  • Von Lehrenden angeforderte Materialien organisieren
  • Schülertransporte zwischen den Campusstandorten und für außeruniversitäre Ausflüge planen und koordinieren
  • Reisen außerhalb des Campus organisieren
  • Das GHA-Schülerhandbuch und das Formular für Medikamente bei Bedarf aktualisieren
  • Qualtrics-Formulare für Schülerdaten, Scans von Versicherungskarten, Verzichtserklärungen und Unterschriften erstellen
  • Mit den Dekaninnen und Dekanen zusammenarbeiten, um das Kursanforderungsformular zu überarbeiten
  • Kontakt zu Highschools mit geringer Beteiligung aufnehmen, um Bewerbungen zu fördern
  • Mit Eltern bezüglich der GHA kommunizieren
  • Bei Aufgaben der Lohnabrechnung unterstützen
  • Weitere zugewiesene Aufgaben übernehmen

Anforderungen

  • Bachelorabschluss
  • Mindestens ein Jahr Erfahrung im Umgang mit Geschäftssystemen der WVU
  • Eine vergleichbare Kombination aus einschlägiger Ausbildung und Berufserfahrung kann berücksichtigt werden
  • Alle Qualifikationen bis zum Beschäftigungsbeginn erfüllen
  • Gültiger US-Führerschein
  • Fähigkeit, Studierende zu Veranstaltungen zu fahren sowie Abholungen und Lieferungen zu übernehmen
  • Masterabschluss bevorzugt
  • Vertrautheit mit der WVU, dem Honors College und der Governors Honors Academy bevorzugt

Zusatzleistungen

  • 37,5-Stunden-Woche
  • 13 bezahlte Feiertage
  • 24 Urlaubstage pro Jahr
  • 18 Krankheitstage pro Jahr
  • Krankenversicherung und weitere Leistungen
  • 401(a)-Altersvorsorge mit einem Arbeitgeberzuschuss von 6 % zu den Arbeitnehmerbeiträgen
  • Berechtigung zur Fortführung der Krankenversicherung und anderer Leistungen für Ruheständler
  • Wellnessprogramme
  • Position mit Anspruch auf Leistungen

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