WashU IT ist die Abteilung für Informationstechnologie der Washington University in St. Louis und unterstützt Studierende, Lehrkräfte und Mitarbeitende der Universität in den Bereichen Lehre, Forschung und Verwaltung. Die Teams erbringen und betreiben unternehmensweite Technologiedienste, helfen bei der Bewältigung komplexer IT-Herausforderungen und stärken die Systeme und Fähigkeiten, die einen effektiven Betrieb der Universitätsstandorte ermöglichen. Als Teil einer auf Bildung ausgerichteten Organisation für Unternehmenstechnologie bietet WashU IT Fachkräften die Möglichkeit, zur Zuverlässigkeit, Entwicklung und Verbesserung von Technologiediensten in einem universitären Umfeld beizutragen.
Administrative Koordination II, Neurologie (Hybrid)
Unterstützung des Klinikbetriebs der Neurologie durch Terminplanung, Finanzverwaltung, Beschaffung, Lohnabrechnung und Bürokoordination. Dies ist eine hybride Vollzeitstelle auf dem medizinischen Campus der Washington University.
Beschreibung
- Koordination von Personaldienstleistungen, büroübergreifenden Aktivitäten, Zeitplänen, Programmen und damit verbundenen Verwaltungsaufgaben
- Erstellung von Berichten, Sitzungsprotokollen, Korrespondenz, Vorlesungsmaterialien und anderen Verwaltungsdokumenten
- Pflege der Abteilungsrichtlinien, Verfahren, Ziele und aufsichtsrechtlichen Unterlagen
- Bewertung von Beschaffungsoptionen und Empfehlung geeigneter Bezugsquellen
- Lösung telefonischer Probleme und Zusammenarbeit mit Lieferanten zur Festlegung und Bestätigung von Vertragsbedingungen
- Verwaltung der Abteilungsschlüssel, Schlösser und Briefkästen
- Koordination von Bestellungen und Verteilung von Verbrauchsmaterialien sowie Lösung von Problemen bei Lieferung und Wareneingang
- Überwachung der Gebäudewartung, Meldung von Problemen, Einreichung von Arbeitsaufträgen und Nachverfolgung mit dem Reinigungsdienst
- Erstellung von Budgetberichten und Verwaltung von Finanzkontrollen, Kostenumbuchungen, Lohnabrechnung und Beschaffungsprozessen
- Unterstützung von Besuchern und Kunden durch Beantwortung ihrer Fragen und Berücksichtigung ihrer Anliegen
- Unterstützung bei der Lohnabrechnung und anderen administrativen Tätigkeiten
- Gegebenenfalls Leitung von nicht tariflich eingestuften Mitarbeitenden
- Erledigung weiterer zugewiesener Aufgaben
Anforderungen
- Abitur, gleichwertiger Abschluss oder eine vergleichbare Kombination aus Ausbildung und Berufserfahrung
- Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung
- Computerkenntnisse
- Erfahrung mit Finanzanwendungen
- Gute Kenntnisse in Microsoft Excel
- Gute Kenntnisse in Microsoft Outlook
- Gute Kenntnisse in Microsoft PowerPoint
- Gute Kenntnisse in Microsoft Word
- Vertrautheit mit Bürogeräten
- Erfahrung mit Lohnabrechnungssystemen
- Erfahrung in der Mitarbeiterführung oder entsprechende Befähigung
- Erfahrung mit der Workday-Software
- Bereitschaft, zwischen Standorten auf und außerhalb des Campus zu reisen
- Keine spezielle Zertifizierung oder Berufslizenz erforderlich
- Ein Führerschein ist nicht erforderlich
Zusatzleistungen
- Bis zu 22 Urlaubstage
- 10 anerkannte Feiertage
- Krankheitsurlaub
- Optionen für eine Krankenversicherung mit bevorzugten Terminen und reduzierten Zuzahlungen oder Kostenbeteiligungen
- Kostenloser Metro-U-Pass für berechtigte Mitarbeitende
- Beitragsorientierter 403(b)-Rentenplan mit Beiträgen der Mitarbeitenden und der Universität ab 7 %
- Gesundheits-Challenges
- Jährliche Gesundheitsuntersuchungen
- Angebote zur psychischen Gesundheit
- Achtsamkeitsprogramme und -kurse
- Mitarbeiterunterstützungsprogramm
- Finanzielle Beratungsangebote
- Zugang zu Ernährungsberaterinnen und Ernährungsberatern
- Vier Wochen Pflegeurlaub zur Bindung an ein neugeborenes oder neu adoptiertes Kind
- Angebote zur Unterstützung bei der laufenden Kinderbetreuung
- Angebote zur Unterstützung bei der Betreuung Erwachsener
- Übernahme von Studiengebühren für Mitarbeitende und Familienangehörige, einschließlich bis zu 100 % der grundständigen Studiengebühren für unterhaltsberechtigte Angehörige an der WashU und 40 % an anderen Hochschulen nach sieben Jahren