Rice University's Baker Institute for Public Policy är ett partipolitiskt obundet forskningsinstitut med fokus på inhemsk och internationell politik. Institutet är baserat vid Rice University och samlar lärare, fellows, forskare och experter från flera discipliner för att undersöka komplexa frågor inom offentlig politik och koppla samman forskning med praktiskt policyarbete. Dess verksamhet främjar en välgrundad samhällsdiskussion och bidrar till policyutveckling inom ett brett spektrum av frågor i USA och internationellt.
Evenemangs- och lokalansvarig
Samordna lokaldrift och evenemangstjänster vid Rice Universitys anläggningar BRC och OES. Hantera bokningar, logistik, leverantörer och konferenser för upp till 500 deltagare.
Beskrivning
- Vara huvudkontakt för bokningar, konferenser, utbildningsprogram och evenemang vid anläggningarna BRC och OES.
- Planera evenemang utifrån anläggningarnas kapacitet, driftsbehov och universitetets policyer.
- Ansvara för varje evenemang från schemaläggning och logistik till samordning av leverantörer, kommunikation och genomförande på plats.
- Hantera bokningar av rum och konferenslokaler, lokalernas kalendrar och användning av utrymmen.
- Samordna ett omfattande evenemangsprogram, inklusive konferenser för upp till 500 personer.
- Ordna stöd för evenemang tillsammans med fastighetsansvarig och driftteam.
- Använda TRIRIGA och andra evenemangssystem för att samordna arbetsbeställningar och följa upp aktiviteter.
- Samarbeta med evenemangsteam på campus, leverantörer och tjänsteleverantörer.
- Företräda lokaldriften vid möten över olika verksamhetsområden.
- Följa evenemangens framsteg och milstolpar samt stödja intäktsverksamheten för lokalerna.
- Granska evenemangsdata, användningen av lokaler och kundernas återkoppling för att identifiera förbättringar.
- Underhålla evenemangsrapporter, register och driftsdata.
- Stödja marknadsföring och profilering av lokalerna BRC och OES.
- Bidra till att säkerställa att universitetets policyer, rutiner och anläggningskrav följs.
- Ta fram rapporter efter evenemang och rekommendera löpande förbättringar.
- Följa upp frågor som rör anläggningarna.
- Stödja rapportering om lokalernas användning, evenemangsfakturering och administrativa uppgifter.
- Vara ersättare för teamet för byggnadsdrift.
Krav
- Kandidatexamen.
- Minst fyra års yrkeserfarenhet inom evenemangsledning, projektledning, hotell- och restaurangbranschen eller drift.
- Relevant ytterligare arbetslivserfarenhet kan ersätta utbildningskravet år för år.
- God förmåga inom kundservice, kommunikation och relationsbyggande.
- Utmärkt organisations- och projektledningsförmåga.
- Analytisk förmåga samt förmåga att fatta beslut och lösa problem.
- Förmåga att samarbeta mellan organisationer och skapa samsyn mellan intressenter.
- Avancerade kunskaper inom evenemangsledning, logistiksamordning och teamledning.
- Goda kunskaper i system för evenemangshantering, schemaläggning och rapportering samt i affärsprogramvara.
- CV och personligt brev krävs.
- Minst fem års erfarenhet av planering och ledning av evenemang, helst inom högre utbildning.
- Erfarenhet av plattformar som Asana.
- Erfarenhet av Oracle eller jämförbara affärssystem.
- Praktiska kunskaper om audiovisuell utrustning och evenemangsteknik.
- Kännedom om Zoom Events eller Webinars, Microsoft Teams och YouTube Live.
Förmåner
- Heltidstjänst med rätt till förmåner.
- Förmåner för anställda vid Rice University; detaljer finns i jobbannonsen.
- Distansarbete för att upprätthålla verksamheten kan krävas vid utlysta nödlägen eller kriser.