Il Baker Institute for Public Policy della Rice University è un istituto di ricerca apartitico che si concentra sulle politiche nazionali e internazionali. Con sede presso la Rice University, riunisce docenti, borsisti, studiosi ed esperti di diverse discipline per esaminare questioni complesse di politica pubblica e collegare la ricerca alla definizione concreta delle politiche. Il suo lavoro sostiene un dibattito informato e contribuisce allo sviluppo di politiche in un’ampia gamma di ambiti negli Stati Uniti e all’estero.
Responsabile eventi e spazi
Coordina le operazioni degli spazi e i servizi per eventi presso le strutture BRC e OES della Rice University. Gestisce prenotazioni, logistica, fornitori e conferenze fino a 500 partecipanti.
Stati Uniti
Texas70.000 $ – 75.000 $ / anno
IbridoTempo pienoIntermedioSeniorLingua Richiesta: ingleseEventiDescrizione
- È il principale referente per prenotazioni, conferenze, programmi educativi ed eventi presso le strutture BRC e OES.
- Pianifica gli eventi tenendo conto delle capacità delle strutture, delle esigenze operative e delle politiche dell’università.
- Supervisiona ogni evento dalla programmazione e dalla logistica al coordinamento dei fornitori, alle comunicazioni e allo svolgimento in sede.
- Gestisce le prenotazioni di sale e conferenze, i calendari degli spazi e il loro utilizzo.
- Coordina un intenso programma di eventi, comprese conferenze per un massimo di 500 persone.
- Organizza il supporto agli eventi con la persona responsabile della supervisione delle strutture e i team operativi.
- Utilizza TRIRIGA e altri sistemi per eventi per coordinare le richieste di intervento e monitorare le attività.
- Collabora con i team per gli eventi del campus, i fornitori e i prestatori di servizi.
- Rappresenta le attività degli spazi nelle riunioni interfunzionali.
- Monitora l’avanzamento e le tappe fondamentali degli eventi e supporta le attività di generazione di ricavi degli spazi.
- Esamina le metriche degli eventi, l’utilizzo degli spazi e i commenti dei clienti per individuare miglioramenti.
- Mantiene i rapporti, i registri e i dati operativi degli eventi.
- Supporta il marketing e la promozione degli spazi BRC e OES.
- Contribuisce a garantire il rispetto delle politiche e delle procedure universitarie e dei requisiti delle strutture.
- Prepara rapporti post-evento e raccomanda miglioramenti continui.
- Monitora i problemi delle strutture e ne segue la risoluzione.
- Supporta la reportistica sull’utilizzo degli spazi, la fatturazione degli eventi e le attività amministrative.
- Fornisce copertura di supporto al team delle Operazioni dell’edificio.
Requisiti
- Laurea triennale o titolo equivalente.
- Almeno 4 anni di esperienza professionale nella gestione di eventi, nella gestione di progetti, nell’ospitalità o nelle attività operative.
- Un’esperienza lavorativa aggiuntiva e pertinente può sostituire il requisito di istruzione, anno per anno.
- Ottime capacità di assistenza ai clienti, comunicazione e costruzione di relazioni.
- Eccellenti capacità organizzative e di gestione dei progetti.
- Capacità analitiche, decisionali e di risoluzione dei problemi.
- Capacità di collaborare tra organizzazioni e raggiungere accordi con le parti interessate.
- Competenze avanzate nella gestione di eventi, nel coordinamento logistico e nella guida di team.
- Padronanza di software per la gestione di eventi, la programmazione, la reportistica e la gestione aziendale.
- Sono richiesti curriculum e lettera di presentazione.
- Almeno 5 anni di esperienza nella pianificazione e gestione di eventi, preferibilmente nell’istruzione superiore.
- Esperienza con piattaforme come Asana.
- Esperienza con Oracle o sistemi aziendali comparabili.
- Conoscenza pratica di apparecchiature audiovisive e tecnologie per eventi.
- Familiarità con Zoom Events o Webinars, Microsoft Teams e YouTube Live.
Benefit
- Posizione a tempo pieno con diritto ai benefit.
- Benefit per i dipendenti della Rice University; i dettagli sono riportati nell’annuncio.
- Il lavoro da remoto potrebbe essere richiesto per garantire la continuità operativa durante emergenze o crisi dichiarate.