Rice University's Baker Institute for Public Policy er et partipolitisk uafhængigt forskningsinstitut med fokus på indenrigs- og international politik. Instituttet har base på Rice University og samler undervisere, fellows, forskere og eksperter fra flere fagområder for at undersøge komplekse spørgsmål inden for offentlig politik og forbinde forskning med praktisk politisk arbejde. Dets arbejde understøtter en velinformeret debat og bidrager til udviklingen af politik på tværs af en bred vifte af områder i USA og internationalt.
Event- og venueansvarlig
Koordinér venue-drift og eventservice på Rice Universitys BRC- og OES-faciliteter. Håndtér reservationer, logistik, leverandører og konferencer for op til 500 deltagere.
Beskrivelse
- Være hovedkontakt for reservationer, konferencer, uddannelsesprogrammer og events på BRC- og OES-faciliteterne.
- Planlægge events ud fra faciliteterne, driftsbehov og universitetets politikker.
- Have ansvar for hvert event fra planlægning og logistik til koordinering af leverandører, kommunikation og afvikling på stedet.
- Håndtere lokale- og konferencebookinger, venuekalendere og brug af lokaler.
- Koordinere en omfattende eventportefølje, herunder konferencer for op til 500 personer.
- Arrangere eventstøtte sammen med facility supervisor og driftsteams.
- Bruge TRIRIGA og andre eventsystemer til at koordinere arbejdsanmodninger og følge aktiviteter.
- Samarbejde med eventteams på campus, leverandører og serviceudbydere.
- Repræsentere venuedriften på tværgående møder.
- Følge eventenes fremdrift og milepæle samt understøtte venueindtægter.
- Gennemgå eventmålinger, lokaleudnyttelse og kundefeedback for at finde forbedringsmuligheder.
- Vedligeholde eventrapporter, registre og driftsdata.
- Understøtte markedsføring og promovering af BRC- og OES-venues.
- Bidrage til at sikre overholdelse af universitetets politikker, procedurer og faciliteternes krav.
- Udarbejde rapporter efter events og anbefale løbende forbedringer.
- Følge op på forhold vedrørende faciliteterne.
- Understøtte rapportering om venuebrug, eventfakturering og administrative opgaver.
- Være backup for Building Operations-teamet.
Krav
- Bachelorgrad.
- Mindst fire års erhvervserfaring inden for eventledelse, projektledelse, hotel- og restaurationsbranchen eller drift.
- Relevant yderligere erhvervserfaring kan erstatte uddannelseskravet år for år.
- Stærke kompetencer inden for kundeservice, kommunikation og relationsopbygning.
- Fremragende organisatoriske evner og projektledelseskompetencer.
- Analytiske evner samt evne til at træffe beslutninger og løse problemer.
- Evne til at samarbejde på tværs af organisationer og skabe enighed blandt interessenter.
- Avancerede kompetencer inden for eventledelse, logistikkoordinering og teamledelse.
- Rutine i eventstyring, planlægning og rapportering samt forretningssoftware.
- CV og ansøgning kræves.
- Mindst fem års erfaring med eventplanlægning og -ledelse, gerne inden for videregående uddannelse.
- Erfaring med platforme som Asana.
- Erfaring med Oracle eller tilsvarende enterprise-systemer.
- Praktisk kendskab til audiovisuelt udstyr og eventteknologi.
- Kendskab til Zoom Events eller Webinars, Microsoft Teams og YouTube Live.
Fordele
- Fuldtidsstilling med adgang til personalegoder.
- Personalegoder for ansatte ved Rice University; detaljer fremgår af stillingsopslaget.
- Fjernarbejde for at sikre forretningskontinuitet kan være påkrævet under erklærede nødsituationer eller kriser.