מכון בייקר למדיניות ציבורית של אוניברסיטת רייס הוא מכון מחקר א־מפלגתי המתמקד במדיניות פנים ובמדיניות בינלאומית. המכון, הפועל באוניברסיטת רייס, מפגיש חברי סגל, עמיתים, חוקרים ומומחים ממגוון תחומים כדי לבחון סוגיות מורכבות של מדיניות ציבורית ולחבר בין מחקר לעיצוב מדיניות מעשי. עבודתו תומכת בשיח מושכל ותורמת לפיתוח מדיניות במגוון רחב של נושאים בארצות הברית ומחוצה לה.
מנהל אירועים ואולמות
תיאום תפעול האולמות ושירותי האירועים במתקני BRC ו־OES של אוניברסיטת רייס. ניהול הזמנות, לוגיסטיקה, ספקים וכנסים לעד 500 משתתפים.
תיאור
- לשמש איש הקשר הראשי להזמנות, לכנסים, לתוכניות חינוכיות ולאירועים במתקני BRC ו־OES.
- לתכנן אירועים בהתאם ליכולות המתקנים, לצורכי התפעול ולמדיניות האוניברסיטה.
- לפקח על כל אירוע משלב התזמון והלוגיסטיקה ועד לתיאום ספקים, תקשורת וביצוע באתר.
- לנהל הזמנות חדרים וכנסים, לוחות שנה של האולמות והשימוש בחללים.
- לתאם תיק אירועים עמוס, לרבות כנסים של עד 500 איש.
- לארגן תמיכה באירועים יחד עם מפקח המתקנים וצוותי התפעול.
- להשתמש ב־TRIRIGA ובמערכות אירועים אחרות לתיאום בקשות עבודה ולמעקב אחר פעילות.
- לעבוד עם צוותי אירועים בקמפוס, ספקים ונותני שירותים.
- לייצג את תפעול האולמות בפגישות בין־תחומיות.
- לעקוב אחר התקדמות האירועים ואבני הדרך ולתמוך בפעילויות ההכנסה של האולמות.
- לבחון מדדי אירועים, שימוש בחללים ומשוב מלקוחות כדי לזהות שיפורים.
- לתחזק דוחות אירועים, רשומות ונתונים תפעוליים.
- לתמוך בשיווק ובקידום של אולמות BRC ו־OES.
- לסייע בהבטחת ציות למדיניות האוניברסיטה, לנהלים ולדרישות המתקנים.
- להכין דוחות לאחר אירועים ולהמליץ על שיפורים מתמשכים.
- לעקוב אחר בעיות במתקנים ולטפל בהן.
- לתמוך בדיווח על שימוש באולמות, בחיוב עבור אירועים ובמשימות מנהליות.
- לספק גיבוי לצוות תפעול הבניינים.
דרישות
- תואר ראשון.
- לפחות 4 שנות ניסיון מקצועי בניהול אירועים, ניהול פרויקטים, אירוח או תפעול.
- ניסיון עבודה נוסף ורלוונטי עשוי להחליף את דרישת ההשכלה, שנה תמורת שנה.
- כישורי שירות לקוחות, תקשורת ובניית קשרים מצוינים.
- כישורי ארגון וניהול פרויקטים מעולים.
- יכולת אנליטית, קבלת החלטות ופתרון בעיות.
- יכולת לשתף פעולה בין ארגונים ולגבש הסכמות בין בעלי עניין.
- מיומנויות מתקדמות בניהול אירועים, תיאום לוגיסטי והובלת צוותים.
- שליטה בתוכנות לניהול אירועים, תזמון, דיווח ותוכנות עסקיות.
- נדרשים קורות חיים ומכתב נלווה.
- לפחות 5 שנות ניסיון בתכנון ובניהול אירועים, רצוי במוסד להשכלה גבוהה.
- ניסיון בפלטפורמות כגון Asana.
- ניסיון ב־Oracle או במערכות ארגוניות דומות.
- ידע מעשי בציוד אודיו־ויזואלי ובטכנולוגיית אירועים.
- היכרות עם Zoom Events או Webinars, Microsoft Teams ו־YouTube Live.
הטבות
- משרה מלאה הזכאית להטבות.
- הטבות לעובדי אוניברסיטת רייס; הפרטים מופיעים בפרסום המשרה.
- ייתכן שיידרש לעבוד מרחוק כדי לשמור על רציפות עסקית בעת חירום או משבר שהוכרזו.