CapMetro ist eine öffentliche Verkehrsgesellschaft, die mehr als 1,3 Millionen Menschen in der Region Austin versorgt. Seit 1985 umfasst ihr Verkehrsnetz lokale und regionale Buslinien, MetroRail sowie paratransit-Angebote, die Bewohnerinnen und Bewohner mit Arbeitsplätzen, wichtigen Dienstleistungen und Gemeinden verbinden.
Die Organisation treibt außerdem Project Connect voran, eine bedeutende regionale Verkehrsinitiative zur Erweiterung des Stadtbahnnetzes und zur Verbesserung des Busverkehrs. Die Arbeit von CapMetro erstreckt sich über den öffentlichen Verkehrsbetrieb, die Verkehrsplanung und die Entwicklung von Infrastruktur und macht das Unternehmen zu einem wichtigen Arbeitgeber im Transport- und Logistiksektor von Austin.
Vertragsadministrator/in III – Austin, TX, hybrid
Verwalten Sie Verträge für den öffentlichen Nahverkehr von Capital Metro – von Ausschreibung und Verhandlung bis zur Leistungsüberwachung und zum Abschluss. Leiten Sie Compliance-Prüfungen, Lieferantenbewertungen, Verlängerungen, Änderungen und weitere Aufgaben der Vertragsverwaltung.
Beschreibung
- Entwickeln Sie Verträge, indem Sie Ressourcen von Anbietern koordinieren, Spezifikationen und Leistungsbeschreibungen unterstützen und Vertragsbedingungen aushandeln
- Legen Sie Verhandlungspositionen fest, leiten Sie Gespräche und erstellen Sie Memoranden zu Preisverhandlungen
- Erstellen Sie konforme IFBs, RFPs und SOQs gemäß den geltenden Vorschriften
- Entwerfen Sie Instrumente zur Angebotsbewertung, bewerten Sie Angebote und Vorschläge, führen Sie Prüfungen der Bieterverantwortlichkeit durch und bestimmen Sie die Konformität
- Prüfen Sie Abrechnungen, Finanzinformationen und Anspruchsberechtigungen, um die Vertragseinhaltung zu überwachen
- Empfehlen Sie die Kündigung von Verträgen, wenn Leistungsabweichungen auftreten
- Führen Sie Kosten- und Preisanalysen durch und empfehlen Sie Anbieter für die Auftragsvergabe
- Erstellen Sie Sachverhaltsfeststellungen für Vertragsstreitigkeiten
- Bewerten Sie den Beschaffungsbedarf für Waren und Dienstleistungen
- Verhandeln Sie Vertragsverlängerungen und -änderungen
- Prüfen Sie Versicherungsnachweise sowie Bietungs-, Erfüllungs- und Zahlungsbürgschaften auf Konformität
- Erstellen Sie Vertragsmanagementpläne und führen Sie Vertragsüberwachungen durch
- Ermitteln Sie Schulungsbedarf und führen Sie entsprechende Schulungen durch
- Beraten Sie Stakeholder zu Vertragsverwaltung, Richtlinien und Verfahren
- Unterstützen Sie den Prozess der Sicherheitsmanagementsysteme von Capital Metro und melden Sie Sicherheits- und Schutzbedenken
- Übernehmen Sie weitere zugewiesene Aufgaben nach Bedarf
Anforderungen
- Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet; einschlägige Berufserfahrung kann die Ausbildung Jahr für Jahr bis zu vier Jahre lang ersetzen
- Sechs Jahre direkte Erfahrung im Beschaffungswesen, davon vier Jahre in der öffentlichen Verwaltung oder im öffentlichen Nahverkehr mit formellen Ausschreibungs- und Vertragsverwaltungsmethoden
- Eine berufsbezogene Zertifizierung wie CPM, CPCM, CPSM, CPPO oder APDP ist wünschenswert und muss innerhalb eines Jahres nach Beschäftigungsbeginn erworben werden
- Kenntnisse der Methoden und Verfahren der öffentlichen Beschaffung
- Kenntnisse des Rundschreibens 4220.1G der Federal Transit Administration und des Kapitels 451 des Texas Transportation Code sind wünschenswert
- Fähigkeit, Informationen zu recherchieren, zusammenzustellen und zu analysieren sowie komplexe Schätzungen zu erstellen
- Fähigkeit, Verträge zu bewerten, Richtlinien und Vorschriften auszulegen, Finanzdaten zu analysieren und Vertragsbedingungen auszuhandeln
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Kenntnisse der Oracle-Berichterstattung im Beschaffungswesen sind wünschenswert
- Fähigkeit, treuhänderische Pflichten zu wahren und vertrauliche Informationen zu bearbeiten
- Bereitschaft und Fähigkeit, 5–10 % der Zeit zu reisen
- Fähigkeit, während eines achtstündigen Arbeitstags häufig zu stehen und zu sitzen sowie vertikal und horizontal zu greifen
- Fähigkeit, Telefon- oder Headset-Geräte zu bedienen
- Fähigkeit, Materialien mit einem Gewicht von bis zu 20 Pfund zu heben und zu bewegen
- Fähigkeit, täglich sechs bis acht Stunden an einem Computerterminal zu arbeiten
- Regelmäßige, planbare Anwesenheit am zugewiesenen Arbeitsort
Zusatzleistungen
- Hybrides Arbeitsmodell mit etwa 8–12 Bürotagen, die im Allgemeinen jeden Monat empfohlen werden
- Für Menschen mit Behinderungen sind angemessene Vorkehrungen verfügbar
- Verpflichtung zur Chancengleichheit im Arbeitsverhältnis
- Jährliche Hintergrundprüfungen für sicherheitssensible Positionen