遠端行政助理——華盛頓州
為信諾醫療保健公司的臨床高階主管提供行事曆管理、差旅協調、會議安排與日常營運支援。 負責溝通、利害關係人諮詢、技術需求及高階主管事務協調。
說明
- 管理多位臨床高階主管的複雜行程與收件匣
- 排列請求與信函的優先順序，解決行程衝突，並協調與內部及外部利害關係人的會議
- 透過CWT安排差旅，並在Concur中提交準確的費用報告
- 組織線上與現場會議，包括場地、會議室配置、餐飲及視聽支援
- 準備議程與會議資料，記錄會議紀要，並追蹤待辦事項直到完成
- 主持定期及臨時電話會議，管理Microsoft Teams功能，並發送後續溝通
- 準備信函、報告及PowerPoint簡報
- 依照適當的審查與核准流程傳送外部資料
- 擔任團隊成員、矩陣合作夥伴、客戶、經紀人、服務提供者及其他利害關係人的主要聯絡人
- 接收、評估並轉介臨床高階主管相關詢問
- 彙整、監控並報告部門資料
- 維護SharePoint與Teams網站、檔案及通訊群組清單
- 處理採購申請與發票，並依指派協助預算追蹤
- 協調高階主管設備、用品、連線、IT設定、問題解決以及到職或離職安排
- 視需要代理其他行政助理的工作
- 組織團隊表揚活動、慶祝活動及各類活動
- 完成指派的其他職責與專案
職位要求
- 須具備高中學歷
- 至少三年行政專業工作經驗
- 優先考慮位於山區時區或太平洋時區的候選人
- 熟練使用Microsoft 365，包括Outlook、Teams、Word、Excel、PowerPoint和OneNote
- 具備出色的書面溝通能力與極佳的細節掌握能力
- 具備良好的判斷力與問題解決能力，能獨立處理日常決策
- 處理機密及敏感資訊（包括受保護的健康資訊）時能保持謹慎
- 能在快速變動的環境中排列優先順序並管理相互競爭的需求
- 具備協作溝通能力，能與臨床高階主管、團隊成員、矩陣合作夥伴及外部利害關係人合作
- 具備SharePoint、Concur、Slido、Microsoft Planner和Copilot經驗者優先
- 具備高等學位者優先
福利待遇
- 符合年度獎金計畫的資格
- 醫療、視力與牙科保障
- 身心健康及行為健康計畫
- 401(k)計畫
- 公司支付的人壽保險
- 學費補助
- 每年至少18天帶薪休假
- 帶薪假日
- 休假安排
- 適用時提供遠端工作安排
- 透過有線寬頻或光纖提供家庭網際網路，最低下載速度為10 Mbps、上傳速度為5 Mbps