ワシントン州のリモート行政アシスタント
シグナ・ヘルスケアの臨床部門幹部を支援し、カレンダー管理、出張調整、会議運営、日常業務を担当します。 コミュニケーション、関係者からの問い合わせ、テクノロジー関連のニーズ、幹部の業務調整にも対応します。
仕事内容
- 複数の臨床部門幹部の複雑なカレンダーと受信トレイを管理する
- 依頼や通信文書に優先順位を付け、スケジュールの重複を解消し、社内外の関係者との会議を調整する
- CWTを通じて出張を手配し、Concurで正確な経費報告書を提出する
- 会場、会議室の設営、ケータリング、音響映像サポートを含むオンラインおよび対面会議を運営する
- 議題や会議資料を準備し、議事録を作成して、アクションアイテムが完了するまでフォローアップする
- 定例および臨時の電話会議を主催し、Microsoft Teamsの機能を管理して、フォローアップの連絡を配信する
- 通信文書、報告書、PowerPointプレゼンテーションを作成する
- 外部資料を適切な審査・承認プロセスに回付する
- チームメンバー、マトリックスパートナー、顧客、ブローカー、プロバイダー、その他の関係者の主な窓口となる
- 臨床部門幹部宛ての問い合わせを受け、評価し、適切な担当者へ転送する
- 部門データを集計、監視、報告する
- SharePointとTeamsのサイト、ファイル、配布リストを管理する
- 購買依頼や請求書を処理し、必要に応じて予算管理を支援する
- 幹部向けの機器、備品、接続環境、IT設定、問題解決、入社・退社手続きを調整する
- 必要に応じて他の行政アシスタントの業務を代行する
- チームの表彰活動、祝賀会、イベントを企画する
- その他、割り当てられた業務やプロジェクトを遂行する
応募要件
- 高校卒業資格が必要
- 行政関連の専門職経験が3年以上あること
- 山岳部時間帯または太平洋時間帯に居住する候補者を優先
- Outlook、Teams、Word、Excel、PowerPoint、OneNoteを含むMicrosoft 365を高度に使いこなせること
- 優れた文章によるコミュニケーション能力と非常に高い注意力
- 日々の意思決定を自律的に行うための適切な判断力と問題解決能力
- 保護対象健康情報を含む機密情報やセンシティブな情報を扱う際に、十分な裁量と守秘意識を発揮できること
- 業務の変化が速い環境で、複数の要求に優先順位を付けて管理できること
- 臨床部門幹部、チームメンバー、マトリックスパートナー、外部関係者と協働するためのコミュニケーション能力
- SharePoint、Concur、Slido、Microsoft Planner、Copilotの使用経験があれば尚可
- 大学院レベルの学位があれば尚可
福利厚生
- 年間ボーナス制度の対象資格
- 医療、眼科、歯科の補償
- ウェルビーイングおよび行動保健プログラム
- 401(k)制度
- 会社負担の生命保険
- 授業料補助
- 年間18日以上の有給休暇
- 有給祝日
- 休職制度
- 該当する場合のリモート勤務制度
- ケーブルブロードバンドまたは光ファイバーによる自宅インターネット（最低ダウンロード速度10 Mbps、アップロード速度5 Mbps）