远程行政助理——华盛顿州
为信诺医疗保健公司的临床高管提供日历管理、差旅协调、会议组织和日常运营支持。 负责沟通、利益相关者咨询、技术需求及高管事务协调。
描述
- 管理多位临床高管的复杂日程和收件箱
- 确定请求和信函的优先级，解决日程冲突，并协调与内部及外部利益相关者的会议
- 通过CWT安排差旅，并在Concur中提交准确的费用报告
- 组织线上和现场会议，包括场地、会议室布置、餐饮和视听支持
- 准备议程和会议材料，记录会议纪要，并跟进待办事项直至完成
- 主持定期及临时电话会议，管理Microsoft Teams功能，并发送后续沟通
- 准备信函、报告和PowerPoint演示文稿
- 按照适当的审核和批准流程传递外部材料
- 作为团队成员、矩阵合作伙伴、客户、经纪人、服务提供商及其他利益相关者的主要联系人
- 接收、评估并转交临床高管相关咨询
- 汇总、监控并报告部门数据
- 维护SharePoint和Teams网站、文件及通讯组列表
- 处理采购申请和发票，并按要求协助预算跟踪
- 协调高管设备、用品、连接、IT设置、问题解决以及入职或离职安排
- 根据需要为其他行政助理提供替班支持
- 组织团队表彰活动、庆祝活动和各类活动
- 完成分配的其他职责和项目
任职要求
- 要求具备高中学历
- 至少三年行政专业工作经验
- 优先考虑位于山地时区或太平洋时区的候选人
- 熟练使用Microsoft 365，包括Outlook、Teams、Word、Excel、PowerPoint和OneNote
- 具备出色的书面沟通能力和极强的细节关注能力
- 具备良好的判断力和解决问题的能力，能够独立处理日常决策
- 在处理机密和敏感信息（包括受保护健康信息）时能够保持谨慎
- 能够在快节奏环境中确定优先级并管理相互竞争的需求
- 具备协作沟通能力，能够与临床高管、团队成员、矩阵合作伙伴和外部利益相关者合作
- 有SharePoint、Concur、Slido、Microsoft Planner和Copilot使用经验者优先
- 高等学历优先
福利待遇
- 符合年度奖金计划的资格
- 医疗、视力和牙科保险
- 身心健康及行为健康项目
- 401(k)计划
- 公司支付的人寿保险
- 学费报销
- 每年至少18天带薪休假
- 带薪节假日
- 休假安排
- 适用时提供远程工作安排
- 通过有线宽带或光纤接入家庭互联网，最低下载速度为10 Mbps、上传速度为5 Mbps