K2 Services cung cấp các dịch vụ quản lý và hỗ trợ vận hành ứng dụng công nghệ cho các công ty luật, tổ chức tài chính, doanh nghiệp dịch vụ chuyên nghiệp và tập đoàn. Hoạt động của công ty bao gồm dịch vụ dùng chung và hành chính, hỗ trợ CNTT, quản trị hồ sơ và thông tin, xử lý tài liệu, tiếp thị và truyền thông, lập hóa đơn, các khoản phải trả và phải thu, tự động hóa quy trình làm việc, tư vấn, cùng dịch vụ tại nơi làm việc và cơ sở vật chất. Công ty kết hợp các nền tảng vận hành, tự động hóa và hỗ trợ tư vấn để giúp tổ chức cải tiến cách làm việc, quản lý chi phí và hỗ trợ tăng trưởng.
Chuyên viên phân tích điều chuyển hồ sơ vụ việc
Điều phối việc chuyển giao hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử cho Opensity Solutions, đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý có ứng dụng công nghệ. Rà soát hồ sơ trên Relativity và hỗ trợ khách hàng là các hãng luật.
Mô tả
- Điều phối việc chuyển giao hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
- Đảm bảo việc chuyển giao đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ, tiêu chuẩn quản trị thông tin và yêu cầu của khách hàng.
- Xác định hồ sơ giấy liên quan và cung cấp cho các nhóm tại chỗ danh mục cùng hướng dẫn chuyển giao.
- Theo dõi các nhóm quản lý hồ sơ tại địa phương và hỗ trợ họ tuân thủ mức dịch vụ cũng như quy trình điều chuyển hồ sơ vụ việc.
- Rà soát hồ sơ điện tử trên Relativity để xác định tài liệu đủ điều kiện và xác thực yêu cầu chuyển giao.
- Đánh giá các bộ sưu tập hồ sơ điện tử lớn theo chính sách của hãng luật, yêu cầu khách hàng và tiêu chuẩn quản trị thông tin.
- Kiểm tra chất lượng và tính đầy đủ của các gói chuyển giao.
- Tìm hiểu và đối chiếu danh mục hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
- Đảm bảo thông tin theo dõi chính xác trong iCompli và các công cụ điều chuyển hồ sơ vụ việc khác.
- Hỗ trợ kiểm toán hồ sơ, kiểm kê, dự án khắc phục và các sáng kiến quản trị thông tin.
- Giải đáp thắc mắc về chuyển giao từ luật sư, nhân viên hỗ trợ pháp lý, khách hàng và các hãng luật bên ngoài.
- Đào tạo và hỗ trợ thành viên nhóm quản lý hồ sơ tại địa phương.
- Hướng dẫn các bên liên quan về việc tiếp nhận và chuyển đi hồ sơ.
- Phối hợp với bộ phận CNTT, hỗ trợ tranh tụng, quản trị thông tin, đối tác chuyển đổi và các nhóm hỗ trợ khác.
- Chuẩn bị và chuyển giao hồ sơ điện tử một cách an toàn, bao gồm sắp xếp và nén dữ liệu xuất đã được phê duyệt.
- Thực hiện các dự án điều chuyển hồ sơ vụ việc và công việc cải tiến quy trình.
- Lưu hồ sơ chuyển giao, cập nhật tiến độ và chuẩn bị báo cáo cùng số liệu vận hành cho ban quản lý.
Yêu cầu
- Tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc tương đương; ưu tiên có bằng cao đẳng hoặc cử nhân.
- Có ít nhất ba năm kinh nghiệm về quản lý hồ sơ, quản trị thông tin, vận hành pháp lý, hỗ trợ tranh tụng, quản lý tài liệu hoặc lĩnh vực liên quan.
- Có kinh nghiệm xử lý thông tin mật của khách hàng và hồ sơ nhạy cảm.
- Ưu tiên có kinh nghiệm rà soát tài liệu trên Relativity hoặc nền tảng khám phá chứng cứ điện tử tương đương.
- Ưu tiên có kinh nghiệm với hệ thống quản lý hồ sơ như iCompli, FileTrail hoặc công cụ tương tự.
- Có năng lực phân tích, tổ chức và giải quyết vấn đề tốt.
- Có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản, lời nói và tương tác cá nhân xuất sắc.
- Sử dụng thành thạo Microsoft Office, bao gồm Excel, Outlook, Word và Teams.
- Có khả năng xử lý chính xác nhiều dự án và thời hạn, đồng thời chú ý kỹ đến chi tiết.
- Phải sinh sống gần văn phòng ở múi giờ miền Trung hoặc miền Đông để thỉnh thoảng tham gia họp, đào tạo hoặc hỗ trợ dự án trực tiếp.
Phúc lợi
- Bảo hiểm y tế
- Bảo hiểm nha khoa
- Bảo hiểm thị lực
- Chương trình hưu trí 401(k)
- Nghỉ phép có lương