成長事業担当エグゼクティブアドミニストレーター
Veleraの成長事業担当幹部を支援し、予定、出張、イベント、経費、連絡業務、機密性の高い業務を調整します。
仕事内容
- 複数の幹部および上級リーダーに、それぞれに合わせた事務サポートを提供します。
- カレンダー、招待、スケジュールの競合、期限、勤務時間を管理します。
- 会議を手配し、出席者からの回答、議題、参加者、議事録を管理します。
- 出張、会場、登録、登壇の手配を含め、社内、業界関連、社内向けイベントを調整します。
- 会社の方針と期限に沿って経費報告書を処理し、請求書を承認します。
- 航空券、ホテル、地上交通、会食の予約を手配します。
- プレゼンテーションや報告書を作成、校正、配布し、適切に管理します。
- 電子メール、郵便物、荷物、通信文書、フォローアップ業務を処理し、担当者へ振り分けます。
- 委員会を支援し、会議に出席して議事録とアクション項目を記録し、会社記録を管理します。
- 新たに着任する担当リーダーの業務開始を支援します。アクセス権、機器、コーポレートカード、施設への入館、初週の会議を手配します。
- 機密情報を保護します。
- 電子メール、郵便物、ボイスメール、会議、その他の業務の優先順位を付けます。
- 幹部、従業員、ビジネスパートナー、子会社、ベンダー、コンサルタントとプロとして適切に連絡を取り合います。
- 担当するエグゼクティブアドミニストレーターの業務を代行します。
- 業務プロセスの改善点を見つけ、導入を調整し、結果を追跡します。
応募要件
- 準学士号、またはマネージャー、ディレクター、幹部への事務・業務サポート経験5年以上が必要です。
- エグゼクティブアシスタント経験3年以上、または事務アシスタント経験5年以上、もしくは同等の経験の組み合わせが必要です。
- 営業組織を支援した経験があれば尚可です。
- Microsoft Outlook、Excel、Word、PowerPointの高度なスキル。
- リーダーの意図を理解し、代理で連絡文を作成できる優れたコミュニケーション能力。
- 社内のあらゆる階層のスタッフ、ベンダー、顧客と効果的にやり取りできる能力。
- 明確で効果的なビジネス文書作成能力。
- 変化に適応し、優先順位を迅速に変更できる能力。
- 複数の緊急課題を管理できる優れた組織力。
- 優れた対人関係構築力。
- 一般的な指示と最小限の助言のもとで働き、正確で質の高い成果を出せる能力。
- 機密情報を扱う際の慎重さ。
- 変化が速く、プレッシャーの高い環境で効果的に働ける能力。
- 優れた問題解決力と、問題を予測して解決する能力。
- 自立して働く能力と、職能チームの一員として協働する能力。
- 必要に応じて緊急の依頼に対応するため、通常の勤務時間外にも対応できること。
- 現地または社外イベントの支援のために出張する意思があること。
- この職務は現在、ビザスポンサーの対象外です。
福利厚生
- 競争力のある給与
- 遠隔診療を含む医療保険
- 歯科・眼科保険
- 基本および任意の生命保険
- 有給休暇
- 産休、育児休暇、家族介護休暇
- 地域貢献活動の有給時間
- 年間12日の有給祝日
- 会社負担の障害保険
- 会社のマッチング拠出がある401(k)
- 会社拠出のある医療貯蓄口座
- フレキシブル支出口座
- 補足保険
- メンタルヘルスとウェルビーイングを支援する従業員支援プログラム
- 学費補助
- ウェルネスプログラム
- リモートワークを基本とする柔軟な職場環境