Die University of Miami ist eine private Forschungsuniversität in Coral Gables, Florida, die Bachelor-, Master- und berufsbegleitende Studiengänge in einem breiten Spektrum von Fachrichtungen anbietet. Zu ihrer akademischen Gemeinschaft gehören Fakultäten und Schools mit Schwerpunkten in Architektur, Geistes- und Naturwissenschaften, Wirtschaft, Medizin und weiteren Bereichen. Besonders bekannt ist die Universität für ihre Forschung in der Meeres- und Atmosphärenwissenschaft an der Rosenstiel School sowie im Gesundheitswesen an der Miller School of Medicine. Mit einer vielfältigen Studierendenschaft, einem aktiven Hochschulsport und einem starken Engagement für die Gemeinschaft bietet die University of Miami ein inklusives Umfeld für Bildung, Forschung und berufliche Tätigkeit.
Senior Verwaltungsassistent/in, Nephrologie — University of Miami
Senior-Verwaltungsassistent/in zur Unterstützung der Leitung der Nephrologie im akademischen Gesundheitssystem der University of Miami. Zuständig für Fakultätsverwaltung, Erstattungen, Zulassungen, Besprechungen, Beurteilungen, CME-Aktivitäten und die Koordination von Bewerbungsverfahren.
Beschreibung
- Unterstützung der Leitung der UHealth-Abteilung für Nephrologie bei administrativen und büroorganisatorischen Aufgaben
- Koordination von Kalendern für Bewerber/innen, Veranstaltungen und geschäftliche Aktivitäten
- Vorbereitung und Bearbeitung von Erstattungen und Spesenabrechnungen für Fakultätsmitglieder
- Pflege und Aktualisierung der CME-Ausgabenübersicht der nephrologischen Fakultät
- Koordination des jährlichen Beurteilungsverfahrens für Fakultätsmitglieder
- Organisation der jährlichen CME-Vortragsreihe der Nephrologie
- Koordination des APT-Verfahrens der Abteilung für Nephrologie
- Verwaltung der jährlichen Ernennungen und Wiederernennungen freiwilliger Fakultätsmitglieder
- Vorbereitung von Korrespondenz zur Prüfung und Unterzeichnung durch die Leitung
- Mitwirkung am Jahresbericht der Abteilung für Nephrologie
- Durchführung der Zulassung und erneuten Zulassung von Leistungserbringern sowie Pflege von Aufzeichnungen zu Lizenzen, DEA- und Medicaid-/Medicare-Daten
- Pflege von Lebensläufen und Kurzbiografien der Fakultätsmitglieder sowie Eingabe der Lebensläufe in Digital Measures
- Organisation monatlicher Fakultätssitzungen einschließlich Tagesordnungen und Protokollen
- Koordination von Rotationen für Gastwissenschaftler/innen
- Planung besonderer Veranstaltungen und Besuche zur Gewinnung neuer Fakultätsmitglieder
- Unterstützung bei der Koordination gesetzlich angeforderter Fakultätssitzungen
- Übernahme administrativer und büroorganisatorischer Vertretungsaufgaben für andere Senior-Verwaltungsassistent/innen nach Bedarf
Anforderungen
- Ein Highschool-Abschluss oder ein gleichwertiger Abschluss ist erforderlich
- Ein Bachelorabschluss ist wünschenswert
- Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung sind erforderlich, vorzugsweise in einem akademischen oder medizinischen Umfeld
- Ein wissenschaftlicher Hintergrund oder frühere Erfahrung mit bibliografischen Recherchen ist wünschenswert
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Professionelles Auftreten und angemessenes Verhalten am Arbeitsplatz
- Fähigkeit, selbstständig und mit großer Eigenverantwortung zu arbeiten
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Projekte effektiv zu verwalten
- Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Nachgewiesene Eigenverantwortung und Verlässlichkeit bei übertragenen Aufgaben
- Fähigkeit, komplexe Probleme zu lösen
- Fähigkeit und Bereitschaft, in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu arbeiten
- Fähigkeit zur erfolgreichen Zusammenarbeit mit internen und externen Kund/innen sowie Kolleg/innen auf allen Organisationsebenen
- Relevante Kombinationen aus Ausbildung, Berufserfahrung und Zertifizierungen können berücksichtigt werden
Zusatzleistungen
- Wettbewerbsfähiges Gehalt
- Umfassendes Leistungspaket mit medizinischer und zahnmedizinischer Versorgung, Studiengebührenerstattung und weiteren Leistungen