Virtual Colleague Philippines — компанія з аутсорсингу послуг віртуальних асистентів, що базується в Манілі. Вона допомагає бізнесам організовувати віддалений найм і забезпечує постійну операційну підтримку. Компанія з’єднує клієнтів із навченими віртуальними асистентами, а також підтримує такі команди за допомогою керівників BPO-команд і аналітиків якості. Її послуги охоплюють підбір відповідних віртуальних колег і регулярну допомогу, зокрема безкоштовні щомісячні оцінювання ефективності, що допомагають підтримувати якість і узгодженість роботи. Створюючи можливості віддаленої роботи для кваліфікованих фахівців, Virtual Colleague Philippines допомагає клієнтам делегувати рутинні завдання та зосередитися на розвитку бізнесу.
Асистент із контенту та адміністративної підтримки бізнесу на неповний день
Віддалена робота на неповний день: створення контенту для LinkedIn і координація адміністративних процесів бізнесу. Підтримка CRM, навчальних програм, заходів і міжнародних проєктів технологічної компанії.
Опис
- Планувати, вичитувати, упорядковувати й планувати дописи та розсилки в LinkedIn.
- Вести контент-календарі й за можливості готувати матеріали за кілька тижнів або за один-два місяці.
- Дотримуватися професійного стилю клієнта й адаптувати контент для аудиторії B2B.
- Пропонувати актуальні теми, покращення контенту та способи повторного використання наявних матеріалів.
- Форматувати дописи й розсилки в LinkedIn, презентації PowerPoint, матеріали для виступів і ділові документи.
- Виконувати базове графічне форматування та підтримувати цілісний стиль бренду.
- Відстежувати коментарі й запити в LinkedIn, відповідати на погоджені типові запитання та передавати чутливі або технічні питання відповідальній особі.
- Організовувати поштову скриньку клієнта за допомогою погоджених папок, міток і категорій.
- Позначати важливі повідомлення, строки, подальші дії та питання, що потребують уваги клієнта.
- Фільтрувати, архівувати або видаляти очевидний спам і нерелевантні повідомлення відповідно до погоджених правил.
- Відповідати на типові адміністративні запити лише за наявності спеціального дозволу.
- Виконувати регулярні адміністративні завдання, зокрема вести цифрові записи й документи, розклади, списки завдань, строки та подальші дії.
- Виявляти можливості для вдосконалення робочих процесів і вчасно повідомляти про прогрес та потенційні проблеми.
- Допомагати з адмініструванням CRM і навчання: реєстраціями, записами про учасників, вправами, відстеженням завершення курсів, запитами та погодженими запитами на доступ.
- Готувати матеріали й координувати комунікацію для виступів, нетворкінгових подій, вебінарів, віртуальних самітів і міжнародних заходів.
- Забезпечувати адміністративну підтримку в різних часових поясах і підміняти колегу під час окремих заходів, поїздок або зустрічей із клієнтами.
- Захищати конфіденційну інформацію про бізнес, клієнтів, проєкти й учасників навчання.
- Самостійно ухвалювати рішення, перевіряти факти, доопрацьовувати контент за допомогою ШІ та передавати питання, що потребують експертизи клієнта.
- Допомагати з адаптацією та налаштуванням робочих процесів із можливістю взяти на себе ширшу операційну підтримку й підтримку навчання.
Вимоги
- Досвід роботи віртуальним, виконавчим, адміністративним асистентом, асистентом із соціальних мереж або на подібній допоміжній посаді.
- Високий рівень письмової англійської, відмінне знання граматики й орфографії, навички вичитування та професійної комунікації.
- Досвід підготовки, редагування, форматування або планування контенту для LinkedIn.
- Відмінні організаційні навички та вміння вести регулярні завдання, дотримуватися строків і розставляти пріоритети.
- Уважність до деталей і готовність дотримуватися погоджених стандартів і процесів.
- Здатність працювати самостійно, брати відповідальність і за потреби просити уточнення.
- Зваженість у роботі з електронною поштою, коментарями, конфіденційною інформацією та запитами клієнтів.
- Упевнене користування онлайн-інструментами для бізнесу, цифровими платформами й вебсистемами.
- Готовність і здатність опанувати CRM-платформи, системи форм і робочі процеси адміністрування навчання.
- Уміння виконувати інструкції, сприймати конструктивний зворотний зв’язок і впроваджувати покращення.
- Ініціативна комунікація, зокрема завчасне повідомлення про занепокоєння та потенційні проблеми.
- Делікатність і розуміння принципів конфіденційності, захисту даних і контролю доступу.
- Гнучкість щодо рідкісних змін графіка або погодженої роботи з урахуванням міжнародних часових поясів.
- Здатність загалом узгоджувати робочий час із графіком Великої Британії.
- Буде перевагою: досвід підтримки B2B-консультантів, постачальників IT-послуг, фахівців із керування проєктами, тренерів або власників бізнесу.
- Буде перевагою: досвід роботи з розсилками LinkedIn і професійним контентом для демонстрації експертності.
- Буде перевагою: досвід підготовки презентацій PowerPoint і професійних ділових документів.
- Буде перевагою: знайомство з Cognito Forms, CRM-системами, онлайн-формами або процесами керування навчанням.
- Буде перевагою: досвід роботи з поштовими скриньками з великим потоком повідомлень.
- Буде перевагою: знайомство з Calendly або подібними інструментами планування.
- Буде перевагою: досвід підтримки онлайн-заходів, віртуальних самітів, вебінарів або виступів.
- Буде перевагою: навички базового графічного форматування.
- Буде перевагою: відповідальне використання інструментів ШІ з самостійною перевіркою та доопрацюванням результатів.
- Безпечно поводитися з конфіденційною інформацією та користуватися лише індивідуально призначеними обліковими записами.
- Дотримуватися прав доступу, процедур безпеки й вимог клієнта щодо конфіденційності.
- Не змінювати системи, записи чи комунікацію без дозволу.
Переваги
- Робота на неповний день — 10 годин на тиждень.
- Віддалена робота.
- Можливість довгострокової співпраці залежно від результатів і потреб бізнесу.
- Зміни графіка для роботи з міжнародними клієнтами, участі в заходах або виконання проєктних завдань можна погодити.
- Можливість розширити роль до ширшої операційної підтримки та підтримки навчання.
- Протягом першого місяця передбачені адаптація та ознайомлення з робочими процесами.