Virtual Colleague Philippines е базирана в Манила компания за аутсорсинг на виртуални асистенти, която обслужва бизнеса чрез дистанционно наемане на персонал и постоянна оперативна подкрепа. Компанията свързва клиентите с обучени виртуални асистенти и подпомага тези екипи чрез BPO ръководители на екипи и анализатори по качеството. Услугите ѝ включват свързване на бизнеса с подходящи виртуални колеги и предоставяне на редовна помощ, включително безплатни месечни прегледи на представянето, за поддържане на качеството и съответствието. Като създава възможности за работа от дома за квалифицирани специалисти, Virtual Colleague Philippines помага на клиентите да делегират рутинните задачи и да се съсредоточат по-добре върху развитието на бизнеса.
Асистент по съдържание и бизнес администрация на непълно работно време
Работата като виртуален асистент на непълно работно време включва създаване на съдържание за LinkedIn и координиране на бизнес администрацията. Осигурява подкрепа за CRM и обучителни програми, събития и международни проекти на технологична компания за услуги.
Описание
- Планиране, редактиране, организиране и насрочване на публикации в LinkedIn и бюлетини.
- Поддържане на календари за съдържание и, когато е практично, подготовка на материали от няколко седмици до един или два месеца предварително.
- Използване на професионалния стил на клиента и адаптиране на съдържанието за B2B аудитория.
- Предлагане на подходящи теми, подобрения на съдържанието и начини за повторно използване на налични материали.
- Форматиране на публикации в LinkedIn, бюлетини, презентации в PowerPoint, материали за лектори и бизнес документи.
- Прилагане на основно графично форматиране и поддържане на последователна визия на марката.
- Следене на коментари и запитвания в LinkedIn, отговаряне на одобрени рутинни въпроси и ескалиране на чувствителни или технически въпроси.
- Организиране на входящата поща на клиента чрез съгласувани папки, етикети и категории.
- Отбелязване на важни съобщения, срокове, последващи действия и задачи, изискващи вниманието на клиента.
- Филтриране, архивиране или изтриване на очевиден спам и неуместни съобщения съгласно договорените правила.
- Отговаряне на рутинни административни запитвания само при изрично упълномощаване.
- Изпълнение на повтарящи се административни задачи, включително цифрови регистри, документи, графици, списъци със задачи, срокове и последващи действия.
- Откриване на възможности за подобряване на работните процеси и своевременно докладване на напредъка или потенциалните проблеми.
- Съдействие при администрирането на CRM и обучения, включително регистрации, записи за обучаеми, упражнения, проследяване на завършването, запитвания и одобрени заявки за достъп.
- Подготовка на материали и координиране на комуникацията за участия като лектор, събития за създаване на контакти, уебинари, виртуални срещи на върха и международни ангажименти.
- Осигуряване на административна поддръжка в различни часови зони и заместване по време на избрани събития, пътувания или ангажименти на клиента.
- Опазване на поверителната бизнес информация, данните за клиенти и проекти и информацията за обучаемите.
- Самостоятелна преценка, проверка на фактите, усъвършенстване на съдържание с помощта на изкуствен интелект и насочване на въпроси, изискващи експертните знания на клиента.
- Съдействие при въвеждането в работата и настройването на работните процеси с възможност за поемане на по-широка оперативна и обучителна поддръжка.
Изисквания
- Предишен опит като виртуален, изпълнителен, административен асистент или асистент за социални мрежи, или на сходна позиция за поддръжка.
- Отличен писмен английски език, включително граматика, правопис, редактиране и професионална комуникация.
- Опит в подготовката, редактирането, форматирането или насрочването на съдържание за LinkedIn.
- Отлични организационни умения и способност за управление на повтарящи се задачи, срокове и конкуриращи се приоритети.
- Внимание към детайлите и ангажираност към договорените стандарти и процеси.
- Способност за самостоятелна работа, поемане на отговорност и търсене на уточнения при необходимост.
- Добра преценка при обработване на имейли, коментари, поверителна информация и клиентски заявки.
- Уверено използване на онлайн бизнес инструменти, цифрови платформи и уеб базирани системи.
- Готовност и способност за усвояване на CRM платформи, системи за формуляри и работни процеси по администриране на обучения.
- Способност за следване на инструкции, приемане на конструктивна обратна връзка и прилагане на подобрения.
- Проактивна комуникация, включително ранно повдигане на притеснения и докладване на потенциални проблеми.
- Дискретност и разбиране на поверителността, защитата на данните и контрола на достъпа.
- Гъвкавост при случайни промени в графика или договорено покритие в международни часови зони.
- Възможност за общо съобразяване на работното време с това в Обединеното кралство.
- Предимство: опит в подкрепа на B2B консултанти, доставчици на IT услуги, специалисти по управление на проекти, обучители или собственици на бизнес.
- Предимство: опит с бюлетини в LinkedIn и професионално съдържание, изразяващо експертно мнение.
- Предимство: опит в подготовката на презентации в PowerPoint и професионални бизнес документи.
- Предимство: познаване на Cognito Forms, CRM системи, онлайн формуляри или работни процеси за управление на обучаеми.
- Предимство: опит в управлението на входящи пощенски кутии с голям обем съобщения.
- Предимство: познаване на Calendly или подобни инструменти за планиране.
- Предимство: опит в подкрепа на онлайн събития, виртуални срещи на върха, уебинари или участия като лектор.
- Предимство: основни умения за графично форматиране.
- Предимство: отговорно използване на инструменти с изкуствен интелект с независима проверка и усъвършенстване на резултата.
- Сигурно боравене с поверителна информация и използване на индивидуално предоставени акаунти.
- Спазване на разрешенията за достъп, процедурите за сигурност и изискванията на клиента за поверителност.
- Да не се правят промени в системи, записи или комуникация без разрешение.
Придобивки
- Ангажимент на непълно работно време за 10 часа седмично.
- Дистанционна работа.
- Възможност за дългосрочна работа в зависимост от представянето и бизнес нуждите.
- Може да се договорят промени в графика заради международни клиенти, събития или нужди по проекти.
- Възможност за развитие към по-широка оперативна и обучителна поддръжка.
- Въвеждане в работата и запознаване с работните процеси през първия месец.