Virtual Colleague Philippines adalah perusahaan outsourcing asisten virtual yang berbasis di Manila dan melayani berbagai bisnis melalui penempatan staf jarak jauh serta dukungan operasional berkelanjutan. Perusahaan ini menghubungkan klien dengan Asisten Virtual yang terlatih dan mendukung tim tersebut melalui Pemimpin Tim BPO serta Analis Kualitas. Layanannya mencakup pencocokan bisnis dengan rekan kerja virtual yang sesuai dan pemberian bantuan rutin, termasuk tinjauan kinerja bulanan gratis, untuk membantu menjaga kualitas dan keselarasan. Dengan menciptakan peluang kerja dari rumah bagi para profesional terampil, Virtual Colleague Philippines membantu klien mendelegasikan pekerjaan rutin dan lebih fokus pada pertumbuhan bisnis.
Asisten Paruh Waktu untuk Konten dan Administrasi Bisnis
Peran asisten virtual paruh waktu untuk membuat konten LinkedIn dan mengoordinasikan administrasi bisnis. Mendukung CRM, program pelatihan, acara, dan proyek internasional untuk bisnis layanan teknologi.
Deskripsi
- Merencanakan, mengoreksi, mengatur, dan menjadwalkan unggahan LinkedIn serta buletin.
- Memelihara kalender konten dan menyiapkan materi beberapa minggu hingga satu atau dua bulan sebelumnya jika memungkinkan.
- Menggunakan gaya profesional klien dan menyesuaikan konten untuk audiens B2B.
- Merekomendasikan topik yang relevan, perbaikan konten, dan cara menggunakan kembali materi yang sudah ada.
- Memformat unggahan LinkedIn, buletin, presentasi PowerPoint, materi pembicara, dan dokumen bisnis.
- Menerapkan pemformatan grafis dasar dan menjaga konsistensi tampilan merek.
- Memantau komentar dan pertanyaan di LinkedIn, menjawab pertanyaan rutin yang telah disetujui, serta meneruskan hal sensitif atau teknis.
- Mengatur kotak masuk klien menggunakan folder, label, dan kategori yang telah disepakati.
- Menandai pesan penting, tenggat waktu, tindak lanjut, dan hal-hal yang memerlukan perhatian klien.
- Menyaring, mengarsipkan, atau menghapus spam yang jelas dan pesan tidak relevan sesuai aturan yang disepakati.
- Menjawab pertanyaan administratif rutin jika secara khusus diberi wewenang.
- Menangani administrasi rutin, termasuk catatan digital, dokumen, jadwal, daftar tugas, tenggat waktu, dan tindak lanjut.
- Mengidentifikasi perbaikan alur kerja dan segera menyampaikan pembaruan kemajuan atau potensi masalah.
- Membantu administrasi CRM dan pelatihan, termasuk pendaftaran, catatan peserta, latihan, pelacakan penyelesaian, pertanyaan, dan permintaan akses yang telah disetujui.
- Menyiapkan materi dan mengoordinasikan komunikasi untuk acara berbicara, acara jejaring, webinar, konferensi virtual, dan keterlibatan internasional.
- Menjaga dukungan administrasi lintas zona waktu dan memberikan bantuan pengganti selama acara, perjalanan, atau keterlibatan klien tertentu.
- Menjaga keamanan informasi rahasia bisnis, klien, proyek, dan peserta pelatihan.
- Menggunakan pertimbangan mandiri, memverifikasi fakta, menyempurnakan konten berbantuan AI, dan meneruskan hal yang memerlukan keahlian klien.
- Membantu orientasi dan penyiapan alur kerja, dengan peluang untuk mengambil tanggung jawab dukungan operasional dan pelatihan yang lebih luas.
Persyaratan
- Pengalaman sebelumnya sebagai asisten virtual, eksekutif, administrasi, atau media sosial, atau dalam posisi dukungan serupa.
- Kemampuan menulis bahasa Inggris yang kuat, dengan tata bahasa, ejaan, penyuntingan, dan komunikasi profesional yang sangat baik.
- Pengalaman menyiapkan, mengedit, memformat, atau menjadwalkan konten LinkedIn.
- Keterampilan organisasi yang kuat dan kemampuan mengelola tugas rutin, tenggat waktu, dan prioritas yang bersaing.
- Perhatian yang cermat terhadap detail dan komitmen untuk mengikuti standar serta proses yang disepakati.
- Kemampuan bekerja mandiri, bertanggung jawab, dan meminta klarifikasi bila diperlukan.
- Pertimbangan yang baik saat menangani email, komentar, informasi rahasia, dan permintaan klien.
- Percaya diri menggunakan alat bisnis daring, platform digital, dan sistem berbasis web.
- Bersedia dan mampu mempelajari platform CRM, sistem formulir, dan alur kerja administrasi pelatihan.
- Mampu mengikuti instruksi, menerima masukan yang membangun, dan menerapkan perbaikan.
- Komunikasi proaktif, termasuk menyampaikan kekhawatiran dan melaporkan potensi masalah sejak dini.
- Kebijaksanaan serta pemahaman tentang kerahasiaan, perlindungan data, dan kontrol akses.
- Fleksibel menghadapi perubahan jadwal sesekali atau dukungan internasional yang disepakati.
- Secara umum mampu menyesuaikan jam kerja dengan waktu Inggris.
- Diutamakan: pengalaman mendukung konsultan B2B, penyedia layanan TI, profesional manajemen proyek, pelatih, atau pemilik bisnis.
- Diutamakan: pengalaman dengan buletin LinkedIn dan kepemimpinan pemikiran profesional.
- Diutamakan: pengalaman menyiapkan presentasi PowerPoint dan dokumen bisnis profesional.
- Diutamakan: pemahaman tentang Cognito Forms, sistem CRM, formulir daring, atau alur kerja pengelolaan peserta didik.
- Diutamakan: pengalaman mengelola kotak masuk email bervolume tinggi.
- Diutamakan: pemahaman tentang Calendly atau alat penjadwalan serupa.
- Diutamakan: pengalaman mendukung acara daring, konferensi virtual, webinar, atau acara berbicara.
- Diutamakan: keterampilan pemformatan grafis dasar.
- Diutamakan: penggunaan alat berbantuan AI secara bertanggung jawab, dengan peninjauan dan penyempurnaan mandiri.
- Menangani informasi rahasia dengan aman dan menggunakan akun yang diberikan kepada masing-masing individu.
- Mengikuti izin akses, prosedur keamanan, dan persyaratan kerahasiaan klien.
- Tidak mengubah sistem, catatan, atau komunikasi tanpa wewenang.
Tunjangan
- Kerja paruh waktu selama 10 jam per minggu.
- Kerja jarak jauh.
- Peluang kerja jangka panjang, bergantung pada kinerja dan kebutuhan bisnis.
- Penyesuaian jadwal untuk klien internasional, acara, atau kebutuhan proyek dapat disepakati.
- Peluang berkembang ke posisi dukungan operasional dan pelatihan yang lebih luas.
- Orientasi dan pengenalan alur kerja selama bulan pertama.