Virtual Colleague Philippines er en Manila-baseret virksomhed inden for outsourcing af virtuelle assistenter, som hjælper virksomheder gennem fjernbemanding og løbende operationel support. Virksomheden forbinder kunder med uddannede virtuelle assistenter og understøtter teamene med BPO-teamledere og kvalitetsanalytikere. Tjenesterne omfatter matchning af virksomheder med passende virtuelle kolleger samt løbende hjælp, herunder gratis månedlige gennemgange af resultater, for at opretholde kvalitet og fælles retning. Ved at skabe hjemmearbejdsmuligheder for dygtige fagfolk hjælper Virtual Colleague Philippines kunder med at uddelegere rutineopgaver og fokusere mere på virksomhedens vækst.
Deltidsassistent til indhold og virksomhedsadministration
Deltidsstilling som virtuel assistent med ansvar for LinkedIn-indhold og koordinering af virksomhedsadministration. Understøtter CRM og uddannelsesprogrammer, arrangementer og internationale projekter for en teknologivirksomhed.
Beskrivelse
- Planlægge, korrekturlæse, organisere og planlægge LinkedIn-opslag og nyhedsbreve.
- Vedligeholde indholdskalendere og, når det er praktisk muligt, forberede materiale flere uger eller en til to måneder i forvejen.
- Bruge kundens professionelle tone og tilpasse indholdet til en B2B-målgruppe.
- Foreslå relevante emner, forbedringer af indhold og måder at genbruge eksisterende materiale på.
- Formatere LinkedIn-opslag, nyhedsbreve, PowerPoint-præsentationer, materiale til talere og forretningsdokumenter.
- Udføre grundlæggende grafisk formatering og sikre en ensartet brandpræsentation.
- Følge kommentarer og henvendelser på LinkedIn, besvare godkendte rutinespørgsmål og eskalere følsomme eller tekniske sager.
- Organisere kundens indbakke med aftalte mapper, etiketter og kategorier.
- Fremhæve vigtige beskeder, frister, opfølgninger og forhold, der kræver kundens opmærksomhed.
- Filtrere, arkivere eller slette åbenlys spam og irrelevante beskeder efter aftalte regler.
- Besvare rutinemæssige administrative henvendelser, når der specifikt er givet tilladelse til det.
- Varetage tilbagevendende administration, herunder digitale registre, dokumenter, kalendere, opgavelister, frister og opfølgninger.
- Identificere forbedringer af arbejdsgange og give hurtige statusopdateringer eller gøre opmærksom på mulige problemer.
- Hjælpe med CRM- og uddannelsesadministration, herunder tilmeldinger, kursistoplysninger, øvelser, opfølgning på gennemførelse, henvendelser og godkendte anmodninger om adgang.
- Forberede materiale og koordinere kommunikation i forbindelse med taleropgaver, netværksarrangementer, webinarer, virtuelle topmøder og internationale opgaver.
- Sikre administrativ dækning på tværs af tidszoner og yde backup ved udvalgte arrangementer, rejser eller kundeopgaver.
- Beskytte fortrolige oplysninger om virksomheden, kunder, projekter og kursister.
- Bruge eget skøn, kontrollere fakta, bearbejde AI-assisteret indhold og henvise sager, der kræver kundens ekspertise.
- Hjælpe med onboarding og opsætning af arbejdsgange med mulighed for at påtage sig bredere drifts- og uddannelsesstøtte.
Krav
- Tidligere arbejde som virtuel assistent, direktionsassistent, administrativ assistent eller social media-assistent eller i en lignende supportstilling.
- Stærke engelskkundskaber på skrift med fremragende grammatik, stavning, korrekturlæsning og professionel kommunikation.
- Erfaring med at udarbejde, redigere, formatere eller planlægge LinkedIn-indhold.
- Gode organisatoriske evner og evne til at håndtere tilbagevendende opgaver, frister og konkurrerende prioriteter.
- Stor sans for detaljer og engagement i aftalte standarder og processer.
- Evne til at arbejde selvstændigt, tage ansvar og bede om afklaring efter behov.
- God dømmekraft ved håndtering af e-mail, kommentarer, fortrolige oplysninger og kundeforespørgsler.
- Fortrolighed med onlineværktøjer til erhvervsbrug, digitale platforme og webbaserede systemer.
- Lyst og evne til at lære CRM-platforme, formularsystemer og arbejdsgange for uddannelsesadministration.
- Evne til at følge instruktioner, modtage konstruktiv feedback og gennemføre forbedringer.
- Proaktiv kommunikation, herunder at rejse bekymringer og rapportere mulige problemer tidligt.
- Diskretion og forståelse for fortrolighed, databeskyttelse og adgangskontrol.
- Fleksibilitet ved lejlighedsvise ændringer i arbejdstiden eller aftalt international dækning.
- Evne til generelt at tilpasse arbejdstiden til Storbritannien.
- Foretrækkes: erfaring med at støtte B2B-konsulenter, IT-tjenesteudbydere, projektledere, undervisere eller virksomhedsejere.
- Foretrækkes: erfaring med LinkedIn-nyhedsbreve og professionel thought leadership.
- Foretrækkes: erfaring med at udarbejde PowerPoint-præsentationer og professionelle forretningsdokumenter.
- Foretrækkes: kendskab til Cognito Forms, CRM-systemer, onlineformularer eller arbejdsgange for læringsstyring.
- Foretrækkes: erfaring med at håndtere e-mailindbakker med stor volumen.
- Foretrækkes: kendskab til Calendly eller lignende planlægningsværktøjer.
- Foretrækkes: erfaring med at støtte onlinearrangementer, virtuelle topmøder, webinarer eller taleropgaver.
- Foretrækkes: grundlæggende færdigheder inden for grafisk formatering.
- Foretrækkes: ansvarlig brug af AI-værktøjer med selvstændig gennemgang og bearbejdning.
- Håndtere fortrolige oplysninger sikkert og bruge individuelt tildelte konti.
- Følge adgangstilladelser, sikkerhedsprocedurer og kundens fortrolighedskrav.
- Foretage ikke ændringer i systemer, registre eller kommunikation uden tilladelse.
Fordele
- Deltidsengagement på 10 timer om ugen.
- Fjernarbejde.
- Mulighed for et længerevarende samarbejde afhængigt af arbejdsindsats og virksomhedens behov.
- Tilpasninger af arbejdstiden i forbindelse med internationale kunder, arrangementer eller projektbehov kan aftales.
- Mulighed for at udvikle sig til en bredere stilling inden for drifts- og uddannelsesstøtte.
- Onboarding og introduktion til arbejdsgangene i den første måned.