Virtual Colleague Philippines je tvrtka sa sjedištem u Manili koja pruža usluge outsourcinga virtualnih asistenata poduzećima putem rada na daljinu i kontinuirane operativne podrške. Tvrtka povezuje klijente s obučenim virtualnim asistentima te timovima pruža podršku putem BPO voditelja timova i analitičara kvalitete. Njezine usluge uključuju povezivanje poduzeća s odgovarajućim virtualnim kolegama i pružanje redovite pomoći, uključujući besplatne mjesečne procjene učinka, kako bi se održali kvaliteta i usklađenost. Stvaranjem mogućnosti rada od kuće za kvalificirane stručnjake, Virtual Colleague Philippines pomaže klijentima delegirati rutinske zadatke i više se usredotočiti na rast poslovanja.
Asistent/ica za sadržaj i poslovnu administraciju na nepuno radno vrijeme
Posao virtualnog asistenta na nepuno radno vrijeme uključuje izradu sadržaja za LinkedIn i koordinaciju poslovne administracije. Pruža podršku CRM-u, programima osposobljavanja, događanjima i međunarodnim projektima za tehnološku uslužnu tvrtku.
Opis
- Planirati, lektorirati, organizirati i zakazivati objave na LinkedInu i newslettere.
- Voditi kalendare sadržaja i, kad je izvedivo, pripremati materijale nekoliko tjedana do mjesec ili dva unaprijed.
- Koristiti profesionalni izričaj klijenta i prilagoditi sadržaj B2B publici.
- Predlagati relevantne teme, poboljšanja sadržaja i načine ponovne uporabe postojećih materijala.
- Oblikovati objave na LinkedInu, newslettere, PowerPoint prezentacije, materijale za govornike i poslovne dokumente.
- Primjenjivati osnovno grafičko oblikovanje i održavati dosljedan izgled brenda.
- Pratiti komentare i upite na LinkedInu, odgovarati na odobrena uobičajena pitanja te prosljeđivati osjetljive ili tehničke upite.
- Organizirati klijentovu ulaznu poštu prema dogovorenim mapama, oznakama i kategorijama.
- Označavati važne poruke, rokove, potrebne daljnje korake i stavke koje zahtijevaju klijentovu pozornost.
- Prema dogovorenim pravilima filtrirati, arhivirati ili brisati očitu neželjenu i nerelevantnu poštu.
- Odgovarati na uobičajene administrativne upite samo uz izričito ovlaštenje.
- Obavljati redovitu administraciju, uključujući digitalne evidencije, dokumente, rasporede, popise zadataka, rokove i daljnje korake.
- Uočavati mogućnosti za poboljšanje radnih procesa te pravodobno izvještavati o napretku i mogućim problemima.
- Pružati podršku administraciji CRM-a i osposobljavanja, uključujući prijave, evidenciju polaznika, vježbe, praćenje dovršetka, upite i odobrene zahtjeve za pristup.
- Pripremati materijale i koordinirati komunikaciju za govorna nastupanja, događanja za umrežavanje, webinare, virtualne summite i međunarodne angažmane.
- Održavati administrativnu podršku u različitim vremenskim zonama i po potrebi pružati zamjensku podršku tijekom odabranih događanja, putovanja ili angažmana klijenta.
- Čuvati povjerljive poslovne informacije te podatke o klijentima, projektima i polaznicima.
- Samostalno prosuđivati, provjeravati činjenice, dorađivati sadržaj izrađen uz pomoć umjetne inteligencije i prosljeđivati pitanja za koja je potrebno klijentovo stručno znanje.
- Pomagati pri uvođenju u posao i postavljanju radnih procesa, uz mogućnost preuzimanja šire operativne podrške i podrške osposobljavanju.
Zahtjevi
- Prethodno iskustvo kao virtualni, izvršni, administrativni ili asistent za društvene mreže, ili na sličnoj pomoćnoj poziciji.
- Izvrsno pisano znanje engleskog jezika, uključujući gramatiku, pravopis, lekturu i profesionalnu komunikaciju.
- Iskustvo u pripremi, uređivanju, oblikovanju ili zakazivanju sadržaja za LinkedIn.
- Izvrsne organizacijske sposobnosti i mogućnost upravljanja redovitim zadacima, rokovima i konkurentskim prioritetima.
- Pažnja prema detaljima i predanost dogovorenim standardima i postupcima.
- Sposobnost samostalnog rada, preuzimanja odgovornosti i traženja pojašnjenja kad je potrebno.
- Dobra procjena pri obradi e-pošte, komentara, povjerljivih podataka i zahtjeva klijenta.
- Sigurno korištenje mrežnih poslovnih alata, digitalnih platformi i web sustava.
- Spremnost i sposobnost učenja rada s CRM platformama, sustavima obrazaca i administrativnim postupcima osposobljavanja.
- Sposobnost praćenja uputa, prihvaćanja konstruktivnih povratnih informacija i primjene poboljšanja.
- Proaktivna komunikacija, uključujući pravodobno iznošenje zabrinutosti i prijavu mogućih problema.
- Diskrecija i razumijevanje povjerljivosti, zaštite podataka i kontrola pristupa.
- Fleksibilnost pri povremenim promjenama rasporeda ili dogovorenom radu u međunarodnim vremenskim zonama.
- Mogućnost općeg usklađivanja radnog vremena s Ujedinjenom Kraljevinom.
- Prednost: iskustvo u podršci B2B konzultantima, pružateljima IT usluga, stručnjacima za upravljanje projektima, trenerima ili vlasnicima poduzeća.
- Prednost: iskustvo s LinkedIn newsletterima i stručnim sadržajem koji gradi mišljenje.
- Prednost: iskustvo u izradi PowerPoint prezentacija i profesionalnih poslovnih dokumenata.
- Prednost: poznavanje alata Cognito Forms, CRM sustava, mrežnih obrazaca ili postupaka upravljanja polaznicima.
- Prednost: iskustvo u upravljanju ulaznim poštanskim sandučićima s velikim brojem poruka.
- Prednost: poznavanje alata Calendly ili sličnih alata za zakazivanje.
- Prednost: iskustvo u podršci mrežnim događanjima, virtualnim summitima, webinarima ili govornim nastupima.
- Prednost: osnovne vještine grafičkog oblikovanja.
- Prednost: odgovorno korištenje alata potpomognutih umjetnom inteligencijom uz samostalnu provjeru i doradu.
- Sigurno rukovati povjerljivim informacijama i koristiti osobno dodijeljene račune.
- Poštovati dopuštenja pristupa, sigurnosne postupke i zahtjeve klijenta u pogledu povjerljivosti.
- Ne mijenjati sustave, evidencije ni komunikaciju bez odobrenja.
Pogodnosti
- Angažman na nepuno radno vrijeme, 10 sati tjedno.
- Rad na daljinu.
- Mogućnost dugoročne suradnje, ovisno o radnom učinku i poslovnim potrebama.
- Moguće je dogovoriti prilagodbu rasporeda zbog međunarodnih klijenata, događanja ili potreba projekata.
- Mogućnost razvoja u širu operativnu ulogu i podršku osposobljavanju.
- Uvođenje u posao i upoznavanje s radnim procesima tijekom prvog mjeseca.