Virtual Colleague Philippines היא חברת מיקור חוץ של עוזרים וירטואליים שבסיסה במנילה, המשרתת עסקים באמצעות גיוס מרחוק ותמיכה תפעולית מתמשכת. החברה מחברת לקוחות עם עוזרים וירטואליים שעברו הכשרה, ותומכת בצוותים אלה באמצעות מנהלי צוותים בתחום מיקור חוץ של תהליכים עסקיים ואנליסטים לאיכות. שירותיה כוללים התאמת עסקים לעמיתים וירטואליים מתאימים ומתן סיוע שוטף, לרבות סקירות ביצועים חודשיות ללא עלות, כדי לסייע בשמירה על איכות ותיאום. באמצעות יצירת הזדמנויות לעבודה מהבית עבור אנשי מקצוע מיומנים, Virtual Colleague Philippines מסייעת ללקוחות להאציל משימות שגרתיות ולהתמקד יותר בצמיחת העסק.
עוזר/ת תוכן ומינהל עסקי במשרה חלקית
תפקיד עוזר/ת וירטואלי/ת במשרה חלקית, ליצירת תוכן ללינקדאין ולתיאום משימות מינהל עסקי. התפקיד תומך בניהול קשרי לקוחות, בתוכניות הדרכה, באירועים ובעבודה על פרויקטים בינלאומיים בחברת שירותי טכנולוגיה.
תיאור
- תכננו, הגיהו, ארגנו ותזמנו פוסטים ועדכונים לניוזלטרים בלינקדאין.
- נהלו יומני תוכן והכינו חומרים כמה שבועות מראש, או חודש עד חודשיים מראש כשזה מעשי.
- השתמשו בסגנון המקצועי של הלקוח והתאימו את התוכן לקהל עסקי (B2B).
- הציעו נושאים רלוונטיים, שיפורים לתוכן ודרכים לשימוש חוזר בחומרים קיימים.
- עצבו פוסטים ללינקדאין, ניוזלטרים, מצגות PowerPoint, חומרי דוברים ומסמכים עסקיים.
- בצעו עיצוב גרפי בסיסי ושמרו על מראה מותג עקבי.
- עקבו אחר תגובות ופניות בלינקדאין, השיבו לשאלות שגרתיות שאושרו והעבירו לטיפול גורם מתאים נושאים רגישים או טכניים.
- ארגנו את תיבת הדואר הנכנס של הלקוח באמצעות תיקיות, תוויות וקטגוריות מוסכמות.
- סמנו הודעות חשובות, מועדים אחרונים, משימות המשך ונושאים הדורשים את תשומת לב הלקוח.
- סננו, העבירו לארכיון או מחקו דואר זבל מובהק והודעות לא רלוונטיות, בהתאם לכללים המוסכמים.
- השיבו לפניות מינהליות שגרתיות כאשר ניתן לכך אישור מפורש.
- טפלו במשימות מינהל שוטפות, ובהן רשומות דיגיטליות, מסמכים, לוחות זמנים, רשימות משימות, מועדים אחרונים ומעקב.
- זהו הזדמנויות לשיפור תהליכי עבודה ודווחו בהקדם על התקדמות או בעיות אפשריות.
- סייעו בניהול קשרי לקוחות ובניהול הדרכה, לרבות הרשמות, רשומות לומדים, תרגילים, מעקב אחר השלמה, פניות ובקשות גישה שאושרו.
- הכינו חומרים ותיאמו תקשורת עבור הופעות כדוברים, אירועי נטוורקינג, סמינרים מקוונים, כנסים וירטואליים והתקשרויות בינלאומיות.
- ספקו כיסוי מינהלי באזורי זמן שונים וגיבוי באירועים, בנסיעות או בהתקשרויות נבחרות עם לקוחות.
- שמרו על סודיות מידע עסקי, פרטי לקוחות, פרויקטים ולומדים.
- הפעילו שיקול דעת עצמאי, אמתו עובדות, שפרו תוכן שנעזר בבינה מלאכותית והעבירו לטיפול הלקוח נושאים הדורשים את מומחיותו.
- סייעו בקליטה ובהקמת תהליכי עבודה, עם אפשרות להרחיב את התמיכה לתפעול ולהדרכה.
דרישות
- ניסיון קודם כעוזר/ת וירטואלי/ת, מנהלי/ת, אדמיניסטרטיבי/ת או עוזר/ת לרשתות חברתיות, או בתפקיד תמיכה דומה.
- אנגלית כתובה ברמה גבוהה, כולל דקדוק, איות, הגהה ותקשורת מקצועית מצוינים.
- ניסיון בהכנה, עריכה, עיצוב או תזמון של תוכן ללינקדאין.
- כישורי ארגון חזקים ויכולת לנהל משימות חוזרות, מועדים אחרונים וסדרי עדיפויות מתחרים.
- תשומת לב קפדנית לפרטים ומחויבות לתקנים ולתהליכים המוסכמים.
- יכולת לעבוד באופן עצמאי, לקחת אחריות ולבקש הבהרות בעת הצורך.
- שיקול דעת טוב בטיפול בדוא״ל, בתגובות, במידע חסוי ובבקשות לקוחות.
- ביטחון בשימוש בכלים עסקיים מקוונים, בפלטפורמות דיגיטליות ובמערכות מבוססות רשת.
- נכונות ויכולת ללמוד פלטפורמות לניהול קשרי לקוחות, מערכות טפסים ותהליכי ניהול הדרכה.
- יכולת לפעול לפי הנחיות, לקבל משוב בונה וליישם שיפורים.
- תקשורת יוזמת, לרבות העלאת חששות ודיווח מוקדם על בעיות אפשריות.
- דיסקרטיות והבנה של סודיות, הגנת מידע ובקרת גישה.
- גמישות במקרה של שינויים מזדמנים בלוח הזמנים או כיסוי בינלאומי מוסכם.
- יכולת להתאים בדרך כלל את שעות העבודה לשעות העבודה בבריטניה.
- יתרון: ניסיון בתמיכה ביועצים עסקיים, בספקי שירותי IT, באנשי ניהול פרויקטים, במדריכים או בבעלי עסקים.
- יתרון: ניסיון בניוזלטרים בלינקדאין ובמנהיגות מחשבתית מקצועית.
- יתרון: ניסיון בהכנת מצגות PowerPoint ומסמכים עסקיים מקצועיים.
- יתרון: היכרות עם Cognito Forms, מערכות לניהול קשרי לקוחות, טפסים מקוונים או תהליכי ניהול לומדים.
- יתרון: ניסיון בניהול תיבות דואר עמוסות.
- יתרון: היכרות עם Calendly או עם כלי תזמון דומים.
- יתרון: ניסיון בתמיכה באירועים מקוונים, בכנסים וירטואליים, בסמינרים מקוונים או בהופעות כדוברים.
- יתרון: כישורי עיצוב גרפי בסיסיים.
- יתרון: שימוש אחראי בכלי בינה מלאכותית, תוך בדיקה ושיפור עצמאיים של התוכן.
- טפלו במידע חסוי באופן מאובטח והשתמשו בחשבונות המוקצים אישית לכל משתמש.
- פעלו לפי הרשאות גישה, נהלי אבטחה ודרישות הסודיות של הלקוח.
- אל תשנו מערכות, רשומות או תקשורת ללא אישור.
הטבות
- התקשרות במשרה חלקית בהיקף של 10 שעות בשבוע.
- עבודה מרחוק.
- אפשרות לעבודה לטווח ארוך, בהתאם לביצועים ולצורכי העסק.
- ניתן להסכים על התאמות בלוח הזמנים עבור לקוחות בינלאומיים, אירועים או צורכי פרויקטים.
- אפשרות להתפתח לתפקיד רחב יותר בתמיכה תפעולית ובהדרכה.
- קליטה והיכרות עם תהליכי העבודה במהלך החודש הראשון.