Virtual Colleague Philippines ist ein in Manila ansässiges Unternehmen für die Auslagerung virtueller Assistenzleistungen. Es unterstützt Unternehmen mit remote arbeitenden Fachkräften und kontinuierlicher operativer Betreuung. Das Unternehmen vermittelt Kunden ausgebildete virtuelle Assistentinnen und Assistenten und unterstützt diese Teams durch BPO-Teamleitungen und Qualitätsanalysten. Zu den Leistungen gehören die Vermittlung geeigneter virtueller Kolleginnen und Kollegen sowie regelmäßige Unterstützung, einschließlich kostenloser monatlicher Leistungsüberprüfungen, um Qualität und Abstimmung sicherzustellen. Durch die Schaffung von Möglichkeiten für qualifizierte Fachkräfte, von zu Hause aus zu arbeiten, hilft Virtual Colleague Philippines seinen Kunden, Routineaufgaben zu delegieren und sich stärker auf das Unternehmenswachstum zu konzentrieren.
Teilzeitassistenz für Content und Geschäftsverwaltung
Teilzeitstelle als virtuelle Assistenz mit Schwerpunkt auf LinkedIn-Inhalten und Geschäftsverwaltung. Unterstützung bei CRM, Schulungsprogrammen, Veranstaltungen und internationalen Projekten eines Technologiedienstleisters.
Beschreibung
- LinkedIn-Beiträge und Newsletter planen, Korrektur lesen, organisieren und terminieren.
- Redaktionspläne pflegen und Inhalte nach Möglichkeit mehrere Wochen bis ein oder zwei Monate im Voraus vorbereiten.
- Die professionelle Stimme des Auftraggebers treffen und Inhalte auf ein B2B-Publikum ausrichten.
- Passende Themen, Verbesserungen an Inhalten und Möglichkeiten zur Wiederverwendung vorhandener Materialien vorschlagen.
- LinkedIn-Beiträge, Newsletter, PowerPoint-Präsentationen, Rednermaterialien und Geschäftsunterlagen formatieren.
- Einfache grafische Formatierungen anwenden und für ein einheitliches Markenbild sorgen.
- Kommentare und Anfragen auf LinkedIn beobachten, freigegebene Routinefragen beantworten und sensible oder technische Anliegen weiterleiten.
- Den Posteingang des Auftraggebers mit vereinbarten Ordnern, Markierungen und Kategorien organisieren.
- Auf wichtige Nachrichten, Fristen, Nachfassaktionen und Punkte hinweisen, die die Aufmerksamkeit des Auftraggebers erfordern.
- Offensichtliche Spam- und irrelevante Nachrichten gemäß den vereinbarten Regeln filtern, archivieren oder löschen.
- Routineanfragen zur Verwaltung nur dann beantworten, wenn dies ausdrücklich genehmigt wurde.
- Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben übernehmen, darunter digitale Ablagen, Dokumente, Terminpläne, Aufgabenlisten, Fristen und Nachfassaktionen.
- Verbesserungsmöglichkeiten in Arbeitsabläufen erkennen und zeitnah über Fortschritte oder mögliche Probleme informieren.
- Bei der CRM- und Schulungsverwaltung unterstützen, einschließlich Anmeldungen, Lernendenakten, Übungen, Fortschrittskontrolle, Anfragen und genehmigten Zugriffsanträgen.
- Materialien vorbereiten und die Kommunikation für Vorträge, Networking-Veranstaltungen, Webinare, virtuelle Gipfeltreffen und internationale Termine koordinieren.
- Die Verwaltungsbetreuung über verschiedene Zeitzonen hinweg sicherstellen und bei ausgewählten Veranstaltungen, Reisen oder Kundenterminen vertreten.
- Vertrauliche Informationen zu Unternehmen, Kunden, Projekten und Lernenden schützen.
- Eigenständig urteilen, Fakten prüfen, KI-gestützte Inhalte überarbeiten und Anliegen, die Fachkenntnisse des Auftraggebers erfordern, weiterleiten.
- Beim Onboarding und Einrichten von Arbeitsabläufen helfen; die Rolle kann auf weitere operative Aufgaben und die Unterstützung von Schulungen ausgeweitet werden.
Anforderungen
- Erfahrung als virtuelle Assistenz, Executive Assistant, Verwaltungsassistenz oder Social-Media-Assistenz oder in einer vergleichbaren Unterstützungsfunktion.
- Sehr gute schriftliche Englischkenntnisse mit ausgezeichneter Grammatik, Rechtschreibung, Korrekturlesefähigkeit und professioneller Kommunikation.
- Erfahrung mit der Erstellung, Bearbeitung, Formatierung oder Terminierung von LinkedIn-Inhalten.
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, wiederkehrende Aufgaben, Fristen und konkurrierende Prioritäten zu bewältigen.
- Sorgfalt und die Bereitschaft, vereinbarte Standards und Prozesse einzuhalten.
- Selbstständige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, bei Bedarf nachzufragen.
- Gutes Urteilsvermögen im Umgang mit E-Mails, Kommentaren, vertraulichen Informationen und Kundenanfragen.
- Sicherer Umgang mit Online-Geschäftstools, digitalen Plattformen und webbasierten Systemen.
- Bereitschaft und Fähigkeit, CRM-Plattformen, Formularsysteme und Abläufe der Schulungsverwaltung zu erlernen.
- Anweisungen befolgen, konstruktives Feedback annehmen und Verbesserungen umsetzen können.
- Proaktive Kommunikation, einschließlich frühzeitiger Hinweise auf Bedenken und mögliche Probleme.
- Diskretion sowie Verständnis für Vertraulichkeit, Datenschutz und Zugriffsrechte.
- Flexibilität bei gelegentlichen Änderungen des Zeitplans oder vereinbarter internationaler Betreuung.
- Arbeitszeiten im Allgemeinen auf die britischen Arbeitszeiten abstimmen können.
- Von Vorteil: Erfahrung in der Unterstützung von B2B-Beratern, IT-Dienstleistern, Projektmanagement-Fachleuten, Trainern oder Geschäftsinhabern.
- Von Vorteil: Erfahrung mit LinkedIn-Newslettern und fachlicher Meinungsführerschaft.
- Von Vorteil: Erfahrung in der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und professionellen Geschäftsunterlagen.
- Von Vorteil: Kenntnisse in Cognito Forms, CRM-Systemen, Online-Formularen oder Abläufen zur Lernendenverwaltung.
- Von Vorteil: Erfahrung mit der Verwaltung umfangreicher E-Mail-Postfächer.
- Von Vorteil: Kenntnisse in Calendly oder ähnlichen Terminplanungstools.
- Von Vorteil: Erfahrung mit Online-Veranstaltungen, virtuellen Gipfeltreffen, Webinaren oder Vorträgen.
- Von Vorteil: Grundkenntnisse in grafischer Formatierung.
- Von Vorteil: verantwortungsvoller Einsatz KI-gestützter Tools mit eigenständiger Prüfung und Überarbeitung.
- Vertrauliche Informationen sicher handhaben und individuell zugewiesene Konten nutzen.
- Zugriffsrechte, Sicherheitsverfahren und Vertraulichkeitsvorgaben des Auftraggebers einhalten.
- Keine Änderungen an Systemen, Datensätzen oder Kommunikation ohne Genehmigung vornehmen.
Zusatzleistungen
- Teilzeitbeschäftigung mit 10 Stunden pro Woche.
- Remote-Arbeit.
- Langfristige Perspektive abhängig von Leistung und Geschäftsbedarf.
- Anpassungen des Zeitplans für internationale Kunden, Veranstaltungen oder Projektanforderungen können vereinbart werden.
- Möglichkeit, sich zu einer umfassenderen operativen Rolle mit Unterstützung von Schulungen weiterzuentwickeln.
- Einarbeitung und Einführung in die Arbeitsabläufe während des ersten Monats.