Virtual Colleague Philippines on Manilassa toimiva virtuaaliassistenttien ulkoistusyritys, joka palvelee yrityksiä etähenkilöstön ja jatkuvan operatiivisen tuen avulla. Yritys yhdistää asiakkaat koulutettuihin virtuaaliassistentteihin ja tukee näitä tiimejä BPO-tiiminvetäjien ja laadunvalvojien avulla. Palveluihin kuuluu yritysten yhdistäminen sopivien virtuaalisten kollegoiden kanssa sekä säännöllinen tuki, kuten maksuttomat kuukausittaiset suoritusarvioinnit, joiden avulla ylläpidetään laatua ja yhteistä suuntaa. Luomalla etätyömahdollisuuksia osaaville ammattilaisille Virtual Colleague Philippines auttaa asiakkaita siirtämään rutiinitehtäviä muiden hoidettaviksi ja keskittymään paremmin liiketoiminnan kasvuun.
Osa-aikainen sisällöntuotannon ja liiketoiminnan hallinnon avustaja
Osa-aikainen virtuaaliassistentin tehtävä, jossa tuotetaan LinkedIn-sisältöä ja koordinoidaan liiketoiminnan hallintoa. Tuki kattaa CRM:n, koulutusohjelmat, tapahtumat ja kansainväliset projektit teknologia-alan palveluyrityksessä.
Kuvaus
- Suunnittele, oikolue, järjestä ja aikatauluta LinkedIn-julkaisuja ja uutiskirjeitä.
- Ylläpidä sisältökalentereita ja valmistele materiaaleja mahdollisuuksien mukaan useita viikkoja tai yhdestä kahteen kuukautta etukäteen.
- Käytä asiakkaan ammatillista ääntä ja sovita sisältö yrityksille suunnatulle yleisölle.
- Ehdota aiheita, sisältöparannuksia ja tapoja hyödyntää olemassa olevaa materiaalia uudelleen.
- Muotoile LinkedIn-julkaisuja, uutiskirjeitä, PowerPoint-esityksiä, puhujamateriaaleja ja liiketoiminta-asiakirjoja.
- Toteuta graafisten materiaalien perusmuotoilu ja pidä brändi-ilme yhtenäisenä.
- Seuraa LinkedIn-kommentteja ja yhteydenottoja, vastaa hyväksyttyihin tavanomaisiin kysymyksiin ja välitä arkaluonteiset tai tekniset asiat eteenpäin.
- Järjestä asiakkaan sähköpostilaatikko sovittujen kansioiden, tunnisteiden ja luokkien avulla.
- Merkitse tärkeät viestit, määräajat, seurattavat asiat ja asiakkaan huomiota vaativat kohdat.
- Suodata, arkistoi tai poista ilmeinen roskaposti ja asiaankuulumattomat viestit sovittujen sääntöjen mukaisesti.
- Vastaa tavanomaisiin hallinnollisiin tiedusteluihin vain erikseen valtuutettuna.
- Hoida säännöllisiä hallintotehtäviä, kuten digitaalisia rekistereitä, asiakirjoja, aikatauluja, tehtävälistoja, määräaikoja ja seurantaa.
- Tunnista työnkulkujen parannusmahdollisuuksia ja ilmoita edistymisestä tai mahdollisista ongelmista viipymättä.
- Avusta CRM:n ja koulutusten hallinnossa, kuten ilmoittautumisissa, opiskelijarekistereissä, harjoituksissa, suoritusten seurannassa, tiedusteluissa ja valtuutetuissa käyttöoikeuspyynnöissä.
- Valmistele materiaaleja ja koordinoi viestintää puhetilaisuuksia, verkostoitumistapahtumia, webinaareja, virtuaalisia huippukokouksia ja kansainvälisiä toimeksiantoja varten.
- Huolehdi hallinnollisesta tuesta aikavyöhykkeiden yli ja tarjoa varatukea valituissa tapahtumissa, matkoilla tai asiakastapaamisissa.
- Suojaa luottamukselliset yritys-, asiakas-, projekti- ja opiskelijatiedot.
- Käytä itsenäistä harkintaa, tarkista faktat, viimeistele tekoälyn avustama sisältö ja ohjaa asiakkaan asiantuntemusta vaativat asiat hänelle.
- Avusta perehdytyksessä ja työnkulkujen käyttöönotossa; tehtävä voi laajentua kattamaan laajempaa operatiivista ja koulutustukea.
Vaatimukset
- Aiempi kokemus virtuaaliassistentin, johdon assistentin, hallinnollisen avustajan tai sosiaalisen median assistentin tehtävästä tai vastaavasta tukiroolista.
- Vahva kirjallinen englannin taito sekä erinomainen kielioppi, oikeinkirjoitus, oikolukutaito ja ammatillinen viestintä.
- Kokemusta LinkedIn-sisällön valmistelusta, muokkaamisesta, muotoilusta tai aikatauluttamisesta.
- Erinomaiset organisointitaidot ja kyky hallita säännöllisiä tehtäviä, määräaikoja ja keskenään kilpailevia prioriteetteja.
- Huolellisuutta ja sitoutumista sovittuihin standardeihin ja prosesseihin.
- Kyky työskennellä itsenäisesti, ottaa vastuuta ja pyytää tarvittaessa tarkennuksia.
- Hyvää harkintakykyä sähköpostien, kommenttien, luottamuksellisten tietojen ja asiakaspyyntöjen käsittelyssä.
- Sujuvuutta verkkopohjaisten liiketoimintatyökalujen, digitaalisten alustojen ja järjestelmien käytössä.
- Halua ja kykyä oppia CRM-alustoja, lomakejärjestelmiä ja koulutushallinnon työnkulkuja.
- Kykyä noudattaa ohjeita, vastaanottaa rakentavaa palautetta ja tehdä parannuksia sen pohjalta.
- Aloitteellista viestintää, myös huolten esiin tuomista ja mahdollisista ongelmista ilmoittamista varhaisessa vaiheessa.
- Harkintakykyä sekä ymmärrystä luottamuksellisuudesta, tietosuojasta ja käyttöoikeuksien hallinnasta.
- Joustavuutta satunnaisiin aikataulumuutoksiin tai sovittuun kansainväliseen työaikojen kattamiseen.
- Kykyä sovittaa työajat pääosin yhteen Yhdistyneen kuningaskunnan työaikojen kanssa.
- Eduksi katsotaan kokemus B2B-konsulttien, IT-palveluntarjoajien, projektinhallinnan ammattilaisten, kouluttajien tai yritysten omistajien avustamisesta.
- Eduksi katsotaan kokemus LinkedIn-uutiskirjeistä ja ammatillisesta ajatusjohtajuudesta.
- Eduksi katsotaan kokemus PowerPoint-esitysten ja ammatillisten liiketoiminta-asiakirjojen valmistelusta.
- Eduksi katsotaan Cognito Formsin, CRM-järjestelmien, verkkolomakkeiden tai oppijanhallinnan työnkulkujen tuntemus.
- Eduksi katsotaan kokemus suuren sähköpostimäärän käsittelystä.
- Eduksi katsotaan Calendlyn tai vastaavien aikataulutustyökalujen tuntemus.
- Eduksi katsotaan kokemus verkkotapahtumien, virtuaalisten huippukokousten, webinaarien tai puhetilaisuuksien tukemisesta.
- Eduksi katsotaan graafisten materiaalien perusmuotoilutaito.
- Eduksi katsotaan tekoälyavusteisten työkalujen vastuullinen käyttö sekä tulosten itsenäinen tarkistaminen ja viimeistely.
- Käsittele luottamuksellisia tietoja turvallisesti ja käytä henkilökohtaisesti määritettyjä käyttäjätilejä.
- Noudata käyttöoikeuksia, turvallisuusmenettelyjä ja asiakkaan luottamuksellisuusvaatimuksia.
- Älä tee järjestelmiin, rekistereihin tai viestintään muutoksia ilman valtuutusta.
Edut
- Osa-aikainen toimeksianto, 10 tuntia viikossa.
- Etätyö.
- Mahdollisuus pitkäaikaiseen yhteistyöhön suoriutumisen ja liiketoiminnan tarpeiden mukaan.
- Työaikamuutoksista kansainvälisten asiakkaiden, tapahtumien tai projektien tarpeisiin voidaan sopia.
- Mahdollisuus kehittyä laajempaan operatiivisen toiminnan ja koulutuksen tukirooliin.
- Perehdytys ja työnkulkuihin tutustuminen ensimmäisen kuukauden aikana.