Virtual Colleague Philippines je outsourcingová společnost poskytující virtuální asistenty se sídlem v Manile. Firmám pomáhá zajišťovat vzdálené pracovníky a průběžnou provozní podporu. Společnost propojuje klienty s vyškolenými virtuálními asistenty a tyto týmy podporuje také prostřednictvím vedoucích BPO týmů a analytiků kvality. Mezi její služby patří výběr vhodných virtuálních kolegů a pravidelná pomoc včetně bezplatného měsíčního hodnocení výkonu, které pomáhá udržovat kvalitu a sladění práce. Vytvářením příležitostí pro práci z domova pro kvalifikované odborníky pomáhá Virtual Colleague Philippines klientům delegovat rutinní úkoly a více se soustředit na růst firmy.
Asistent pro obsah a administrativu firmy na částečný úvazek
Práce na dálku na částečný úvazek: tvorba obsahu pro LinkedIn a koordinace firemní administrativy. Podpora CRM, školicích programů, akcí a mezinárodních projektů technologické firmy.
Popis
- Plánovat, kontrolovat, organizovat a plánovat příspěvky a newslettery na LinkedIn.
- Vést obsahové kalendáře a podle možností připravovat materiály několik týdnů až jeden či dva měsíce předem.
- Používat profesionální styl klienta a přizpůsobovat obsah publiku B2B.
- Navrhovat relevantní témata, vylepšení obsahu a způsoby opětovného využití stávajících materiálů.
- Formátovat příspěvky a newslettery na LinkedIn, prezentace PowerPoint, materiály pro řečníky a obchodní dokumenty.
- Provádět základní grafické úpravy a udržovat jednotnou prezentaci značky.
- Sledovat komentáře a dotazy na LinkedIn, odpovídat na schválené běžné otázky a předávat citlivé či technické záležitosti odpovědné osobě.
- Organizovat e-mailovou schránku klienta pomocí dohodnutých složek, štítků a kategorií.
- Označovat důležité zprávy, termíny, následné kroky a záležitosti vyžadující pozornost klienta.
- Filtrovat, archivovat nebo mazat zjevný spam a irelevantní zprávy podle dohodnutých pravidel.
- Odpovídat na běžné administrativní dotazy pouze na základě výslovného pověření.
- Zajišťovat opakující se administrativní činnosti včetně digitálních záznamů, dokumentů, rozvrhů, seznamů úkolů, termínů a následných kroků.
- Vyhledávat možnosti zlepšení pracovních postupů a včas informovat o pokroku či možných problémech.
- Pomáhat se správou CRM a školení, včetně registrací, záznamů o účastnících, cvičení, sledování dokončení, dotazů a schválených žádostí o přístup.
- Připravovat materiály a koordinovat komunikaci pro vystoupení, networkingové akce, webináře, virtuální summity a mezinárodní akce.
- Zajišťovat administrativní podporu napříč časovými pásmy a zastupovat při vybraných akcích, cestách nebo jednáních s klienty.
- Chrání důvěrné obchodní informace a údaje o klientech, projektech a účastnících školení.
- Samostatně se rozhodovat, ověřovat fakta, upravovat obsah vytvořený s podporou AI a předávat záležitosti vyžadující odborné znalosti klienta.
- Pomáhat se zaškolením a nastavením pracovních postupů s možností převzít širší provozní a školicí podporu.
Požadavky
- Předchozí zkušenost s prací virtuálního, výkonného, administrativního asistenta, asistenta pro sociální sítě nebo na podobné podpůrné pozici.
- Výborná písemná angličtina, znalost gramatiky a pravopisu, korektury a profesionální komunikace.
- Zkušenosti s přípravou, úpravami, formátováním nebo plánováním obsahu na LinkedIn.
- Výborné organizační schopnosti a schopnost zvládat opakující se úkoly, termíny a konkurenční priority.
- Pečlivost a ochota dodržovat dohodnuté standardy a postupy.
- Schopnost pracovat samostatně, převzít odpovědnost a v případě potřeby požádat o upřesnění.
- Dobrý úsudek při práci s e-maily, komentáři, důvěrnými informacemi a požadavky klientů.
- Jistota při používání online obchodních nástrojů, digitálních platforem a webových systémů.
- Ochota a schopnost naučit se pracovat s CRM platformami, formulářovými systémy a procesy správy školení.
- Schopnost řídit se pokyny, přijímat konstruktivní zpětnou vazbu a zavádět zlepšení.
- Proaktivní komunikace včetně včasného upozorňování na obavy a možné problémy.
- Diskrétnost a porozumění důvěrnosti, ochraně údajů a řízení přístupu.
- Flexibilita při občasných změnách rozvrhu nebo dohodnutém pokrytí zahraničních časových pásem.
- Schopnost obecně sladit pracovní dobu s britským časem.
- Výhodou: zkušenosti s podporou B2B konzultantů, poskytovatelů IT služeb, odborníků na řízení projektů, školitelů nebo majitelů firem.
- Výhodou: zkušenosti s newslettery na LinkedIn a odborným obsahem pro budování myšlenkového leadershipu.
- Výhodou: zkušenosti s přípravou prezentací PowerPoint a profesionálních obchodních dokumentů.
- Výhodou: znalost Cognito Forms, CRM systémů, online formulářů nebo procesů správy vzdělávání.
- Výhodou: zkušenosti se správou e-mailových schránek s vysokým objemem zpráv.
- Výhodou: znalost Calendly nebo podobných plánovacích nástrojů.
- Výhodou: zkušenosti s podporou online akcí, virtuálních summitů, webinářů nebo vystoupení.
- Výhodou: základní dovednosti v grafickém formátování.
- Výhodou: odpovědné používání nástrojů AI s nezávislou kontrolou a úpravou výstupů.
- Bezpečně nakládat s důvěrnými informacemi a používat individuálně přidělené účty.
- Dodržovat oprávnění k přístupu, bezpečnostní postupy a požadavky klienta na důvěrnost.
- Neprovádět změny systémů, záznamů ani komunikace bez oprávnění.
Benefity
- Práce na částečný úvazek v rozsahu 10 hodin týdně.
- Práce na dálku.
- Možnost dlouhodobé spolupráce v závislosti na výkonu a potřebách firmy.
- Změny rozvrhu kvůli mezinárodním klientům, akcím nebo projektovým potřebám lze dohodnout.
- Možnost rozšířit roli o širší provozní a školicí podporu.
- Během prvního měsíce proběhne zaškolení a seznámení s pracovními postupy.