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1.001 – 5.000 Mitarbeitende
B2CBildungE-Commerce
WVU Online ist die Initiative für digitales Lernen der West Virginia University, einer 1867 gegründeten Land-Grant-Universität. Das Angebot umfasst flexible Online-Bildung für Studierende, die ihr Studium mit Beruf, Familie oder anderen Verpflichtungen vereinbaren möchten, sowie Zugang zu Studienprogrammen, akademischen Ressourcen und Unterstützung über ein digitales Format. Als Teil der Bildungsorganisation der West Virginia University richtet sich WVU Online an Studierende, die ihre Ausbildung ortsunabhängig weiterführen möchten.
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Sonderassistent/in Verwaltung – WVU Online

Unterstützung der Leitungsgremien, Rechtsgeschäfte, Forschungsverwaltung und strategischen Initiativen von WVU Online. Koordination von Sitzungen, Compliance-Aktivitäten, Unterlagen, Fristen und vertraulichen institutionellen Angelegenheiten.

USVereinigte StaatenVAVirginiaWVWest VirginiaHybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltung

Beschreibung

  • Unterstützung des WVU Board of Governors, der WVU Research Corporation, des Office of General Counsel und der Executive Initiatives bei logistischen und operativen Aufgaben.
  • Koordination von Tagesordnungen, Zeitplänen, Sitzungslogistik, Unterlagen und Fristen für Sitzungen des Board of Governors und seiner Ausschüsse.
  • Erstellung von Sitzungsunterlagen und Verwaltung des papierlosen Sitzungssystems des Board.
  • Organisation von Reisen und Unterkünften für Mitglieder des Board sowie Bearbeitung von Reisekostenerstattungen.
  • Kommunikation mit den Mitgliedern des Board zu organisatorischen Fragen der Sitzungen.
  • Aufzeichnung, Transkription und Veröffentlichung offizieller Sitzungsprotokolle.
  • Bearbeitung und Umsetzung von Beschlüssen, Richtlinien, Ernennungen, Berichten und erforderlichen Einreichungen des Board.
  • Überwachung der Anforderungen an Schulungen und Weiterbildung der Mitglieder des Board.
  • Pflege historischer Unterlagen des Board sowie Unterstützung des Board Chair und der Ausschussvorsitzenden.
  • Koordination mit der Higher Education Policy Commission und Einreichung erforderlicher Berichte.
  • Pflege der Website des Board of Governors sowie Veröffentlichung von Tagesordnungen und Protokollen.
  • Administrative Unterstützung der Sitzungen des WVURC-Boards, einschließlich Terminplanung, Tagesordnungen, Logistik, Protokollen, Unterlagen und Einreichungen.
  • Unterstützung von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten bei Sonderprojekten, Rechtsstreitigkeiten, Fallmanagement, Terminplanung, Fristen und Aktivitäten im Bereich der Rechtsdienstleistungen.
  • Erstellung von Briefing-Unterlagen, Pflege von Unterlagen, Entwurf von Korrespondenz und Koordination der Nachbereitung für strategische Initiativen und externe Partnerschaften.
  • Übernahme weiterer Aufgaben, die vom Vice President und Chief of Staff übertragen werden.

Anforderungen

  • Bachelorabschluss.
  • Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Hochschulbereich, in einer Rechts- oder Anwaltskanzlei oder in einem anderen komplexen, regulierten Umfeld.
  • Umfangreiche Erfahrung in der administrativen Unterstützung mit nachweislich hoher Verantwortungsübernahme.
  • Erfahrung in einem rechtlichen oder regulatorischen Umfeld ist von Vorteil.
  • Starkes Bekenntnis zu Ethik und Integrität.
  • Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten und Fristen einzuhalten.
  • Fähigkeit, streng vertrauliche und sensible Informationen zu bearbeiten.
  • Fähigkeit, gleichzeitig komplexe Aufgaben und Projekte zu steuern.
  • Recherche- und kritisch-analytische Fähigkeiten.
  • Sehr gute schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
  • Fähigkeit, große Informationsmengen zu erfassen und zu organisieren sowie klare Korrespondenz, Memoranden, Berichte und Sitzungsagenden zu erstellen.
  • Fähigkeit, wirksame Beziehungen zu Einzelpersonen, Abteilungen, externen Stakeholdern und Aufsichtsbehörden aufzubauen und zu pflegen.
  • Fähigkeit, Richtlinien und Verfahren der Universität, des Bundesstaates und der Aufsichtsorgane zu erlernen und anzuwenden.
  • Fähigkeit, ein Portal für papierlose Sitzungsunterlagen zu erlernen und zu nutzen.
  • Fähigkeit, die Website des WVU Board of Governors mit geeigneter Software und nach geeigneten Protokollen zu pflegen und zu aktualisieren.
  • Fähigkeit, selbstständig mit Diskretion und sicherem Urteilsvermögen zu arbeiten.
  • Alle Qualifikationen müssen zum Beschäftigungsbeginn erfüllt sein.

Zusatzleistungen

  • 37,5-Stunden-Woche.
  • 13 bezahlte Feiertage.
  • 24 Urlaubstage pro Jahr.
  • 18 Krankheitstage pro Jahr.
  • Krankenversicherung und weitere Leistungen.
  • 401(a)-Altersvorsorgeplan mit einem Arbeitgeber-Matching von 6 % des Arbeitnehmerbeitrags.
  • Möglichkeit, die Krankenversicherung und weitere Leistungen für Ruheständler fortzuführen.
  • Gesundheits- und Wellnessprogramme.

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