高級行政專員 - 遠端，美國
為一家技術賦能的醫療健康利用管理公司提供執行長和高階主管領導團隊支援。 協調行事曆、差旅、文件、專案、活動，以及機密且涉及合規的資訊。
說明
- 支援執行長和高階主管領導團隊
- 代表公司作為外部利害關係人的主要聯絡人，包括董事會成員和私募股權公司員工
- 支援行政團隊，並在需要時提供備援支援
- 使用 Microsoft Office 建立內部和外部公司文件
- 主動協調主管的行事曆、會議、預約和差旅行程
- 準備並核對費用報告
- 監控收到的電子郵件請求，確保領導階層及時獲得重要更新
- 使用科技協助主管處理日常職責，包括記錄會議筆記
- 支援由高階主管領導團隊負責的臨時大型專案
- 維護井然有序的電子檔案系統
- 與外部業務合作夥伴協調，包括董事會成員、私募股權代表和銀行業務人員
- 負責從規劃到交付的專案和活動，追蹤交付成果、要求、時程、成本和會議計畫
- 保護機密、具時效性以及可識別個人身分的資訊
- 協助行政團隊履行職責並安排備援支援
- 在維護機密性並遵循 HIPAA 指南的同時，支援品質管理倡議和合規計畫活動
- 參加公司會議和培訓課程
- 履行分配的其他職責和責任
職位要求
- 至少三年為一名或多名高階主管團隊成員提供直接支援的經驗
- 至少一年客戶服務、物流和／或文職工作經驗
- 具醫療健康或管理式醫療經驗者優先
- 能夠在快節奏、高效運作的辦公環境中有效工作
- 能夠在極少監督下獨立工作
- 出色的客戶服務和人際交往能力，包括有效確定請求和截止日期的優先順序
- 注重細節
- 具備出色的組織、專案管理和問題解決能力，並擁有優秀的多工處理能力
- 主動解決問題，避免其影響辦公室或員工
- 具備出色的文職能力，包括打字、歸檔、影印和傳真
- 熟練掌握 Microsoft Office，精通 Excel 公式，具備出色的 PowerPoint 技能，並能學習公司專用軟體
- 了解公司的客戶、產品、部門、工作流程、法規要求和認證標準
- 友善且專業的舉止
- 高中學歷
- 入職前須通過背景調查
- 新進員工需接受藥物篩檢
- 遵守適用的 HIPAA 法規以及公司關於敏感健康資訊保密、隱私和安全的政策
福利待遇
- 具競爭力的薪酬方案
- 醫療、視力和牙科保險
- 慷慨的 401(k) 配對提撥
- 帶薪休假、個人假和國定假日假期
- 職涯發展和培訓機會
- 屢獲殊榮的遠端工作環境