高级行政专员 - 远程，美国
为一家技术赋能的医疗健康利用管理公司提供首席执行官和高管领导团队支持。 协调日程、差旅、文件、项目、活动以及机密且涉及合规的信息。
描述
- 支持首席执行官和高管领导团队
- 代表公司作为外部利益相关者的主要联系人，包括董事会成员和私募股权公司员工
- 支持行政团队，并在需要时提供备份支持
- 使用 Microsoft Office 创建内部和外部公司文件
- 主动协调高管的日历、会议、预约和差旅行程
- 准备并核对费用报告
- 监控收到的电子邮件请求，确保领导层及时获得重要更新
- 使用技术协助高管处理日常职责，包括记录会议纪要
- 支持由高管领导团队负责的临时大型项目
- 维护井然有序的电子文件系统
- 与外部业务合作伙伴协调，包括董事会成员、私募股权代表和银行工作人员
- 负责从规划到交付的项目和活动，跟踪交付成果、要求、日程、成本和会议计划
- 保护机密、时效性强以及可识别个人身份的信息
- 协助行政团队履行职责并安排备份支持
- 在维护机密性并遵循 HIPAA 指南的同时，支持质量管理倡议和合规计划活动
- 参加公司会议和培训课程
- 履行分配的其他职责和责任
任职要求
- 至少三年为一名或多名高管团队成员提供直接支持的经验
- 至少一年客户服务、物流和/或文职工作经验
- 有医疗健康或管理式医疗经验者优先
- 能够在快节奏、高效运转的办公环境中有效工作
- 能够在极少监督下独立工作
- 出色的客户服务和人际交往能力，包括有效确定请求和截止日期的优先级
- 注重细节
- 具备出色的组织、项目管理和解决问题能力，并拥有优秀的多任务处理能力
- 主动解决问题，避免其影响办公室或员工
- 具备出色的文职能力，包括打字、归档、复印和传真
- 熟练掌握 Microsoft Office，精通 Excel 公式，具备出色的 PowerPoint 技能，并能学习公司专用软件
- 了解公司的客户、产品、部门、工作流程、监管要求和认证标准
- 友善且专业的举止
- 高中学历
- 入职前须通过背景调查
- 新入职员工需接受药物筛查
- 遵守适用的 HIPAA 法规以及公司关于敏感健康信息保密、隐私和安全的政策
福利待遇
- 具有竞争力的薪酬方案
- 医疗、视力和牙科保险
- 慷慨的 401(k) 匹配供款
- 带薪休假、个人假和节假日假期
- 职业发展和培训机会
- 屡获殊荣的远程工作环境