出差場地籌備協調員
出差場地籌備協調員負責為 Geode Health 準備門診心理健康辦公室，確保各地點順利開幕。 協調多個市場的家具、供應商、設施、IT、檢查和施工準備工作。
說明
- 前往指定地點，負責從開幕前活動到最終就緒的場地籌備工作
- 執行最終就緒檢查，確認各地點整潔、功能正常、組織有序、面向客戶，並已準備好供員工使用
- 必要時安排臨時辦公地點
- 訂購開幕用品，並準備休息室、洗手間、公共區域、接待區及其他員工和客戶空間
- 採購、追蹤、整理並擺放辦公室裝飾、配件及其他籌備材料
- 測試並核實聲音遮蔽系統、保全系統、門、鎖、照明、管道設備及其他辦公室系統
- 與營運團隊協調撰寫新辦公室歡迎電子郵件
- 帶領營運團隊進行現場走訪，向團隊介紹新辦公室並說明重要場地設施
- 拍攝完工照片，並將專案結案和就緒文件上傳至 SharePoint
- 從核准供應商處訂購家具和藝術品，並協調交付、安裝、布置和擺放
- 監督家具和藝術品安裝，並處理安裝問題
- 研究、評估、尋找並整理適用於各地點的產品和服務供應商
- 與房東和物業經理合作，取得鑰匙和場地進入權限
- 監督或協調保全系統安裝，並核實其運作就緒狀態
- 在現場接待檢查人員及其他必要相關方，以支援最終就緒工作
- 與 IT 團隊協調，確保電腦、周邊設備和科技設備按計畫到達
- 與施工團隊合作處理場地要求、未完成事項、進入權限、排程、籌備相依事項和交接工作
- 支援設施工單及其他與施工和開幕相關的場地需求
- 回報可能影響開幕就緒狀態的缺失、損壞或遺失物品、排程風險及其他問題
- 參加新場地和候選場地考察，進行前期現場巡查，並為施工團隊整理照片
- 支援完成專案所需的其他零星裝修、交接和場地工作
職位要求
- 具備經驗證的組織和專案協調能力，包括管理供應商、交付和截止日期
- 能夠適應在施工現場、辦公室和物業管理環境中獨立工作
- 具備良好的溝通能力，能夠與安裝人員、供應商、房東、檢查人員、IT、施工和設施團隊協調
- 能夠解讀基本平面圖，並據此指導家具、藝術品、設備和辦公室布置
- 具備良好的設計感並關注視覺細節
- 高度注重細節，能夠識別可能導致場地無法全面營運的問題
- 善於靈活應變並親自動手解決問題，能夠處理當天的籌備和安裝問題
- 願意並能夠頻繁出差，並根據專案和開幕要求調整行程
- 曾有行政、專案支援或團隊支援職位經驗
- 持有有效駕駛執照，並能夠按要求駕車和乘飛機出行
- 能夠搬舉 50 磅重物
- 能夠經常在辦公室和施工環境中走動，包括長時間站立和行走、布置用品或裝飾，以及執行其他需要親自參與的開幕準備工作
福利待遇
- 預計年收入為 80,000 至 110,000 美元
- 根據專案數量和業務需求，出差比例約為 50% 至 75%
