Virtual Colleague Philippines är ett Manila-baserat företag inom outsourcing av virtuella assistenter som hjälper företag genom distansbemanning och löpande operativt stöd. Företaget sammanför kunder med utbildade virtuella assistenter och stödjer teamen med BPO-teamledare och kvalitetsanalytiker. Tjänsterna omfattar att matcha företag med lämpliga virtuella kollegor och erbjuda regelbundet stöd, inklusive kostnadsfria månatliga prestationsgenomgångar, för att upprätthålla kvalitet och samsyn. Genom att skapa möjligheter att arbeta hemifrån för kvalificerade yrkespersoner hjälper Virtual Colleague Philippines kunder att delegera rutinuppgifter och fokusera mer på företagets tillväxt.
Innehålls- och företagsadministrativ assistent på deltid
Deltidsroll som virtuell assistent med ansvar för LinkedIn-innehåll och samordning av företagsadministration. Stödjer CRM och utbildningsprogram, evenemang och internationella projekt för ett teknikföretag.
Beskrivning
- Planera, korrekturläsa, organisera och schemalägga LinkedIn-inlägg och nyhetsbrev.
- Underhålla innehållskalendrar och, när det är praktiskt möjligt, förbereda material flera veckor eller en till två månader i förväg.
- Använda kundens professionella ton och anpassa innehållet för en B2B-målgrupp.
- Föreslå relevanta ämnen, förbättringar av innehåll och sätt att återanvända befintligt material.
- Formatera LinkedIn-inlägg, nyhetsbrev, PowerPoint-presentationer, talarmaterial och affärsdokument.
- Utföra grundläggande grafisk formatering och säkerställa en enhetlig varumärkespresentation.
- Följa kommentarer och frågor på LinkedIn, besvara godkända rutinfrågor och vidarebefordra känsliga eller tekniska ärenden.
- Organisera kundens inkorg med överenskomna mappar, etiketter och kategorier.
- Uppmärksamma viktiga meddelanden, tidsfrister, uppföljningar och sådant som kräver kundens uppmärksamhet.
- Filtrera, arkivera eller radera uppenbar skräppost och irrelevanta meddelanden enligt överenskomna regler.
- Besvara rutinmässiga administrativa frågor när det uttryckligen är godkänt.
- Hantera återkommande administration, inklusive digitala register, dokument, scheman, uppgiftslistor, tidsfrister och uppföljningar.
- Identifiera förbättringar av arbetsflöden och rapportera löpande om framsteg eller möjliga problem.
- Stödja CRM- och utbildningsadministration, inklusive registreringar, deltagaruppgifter, övningar, uppföljning av genomförande, frågor och godkända åtkomstförfrågningar.
- Förbereda material och samordna kommunikation för föredrag, nätverksevenemang, webbinarier, virtuella toppmöten och internationella uppdrag.
- Säkerställa administrativ täckning över tidszoner och ge stöd vid utvalda evenemang, resor eller kunduppdrag.
- Skydda konfidentiell information om verksamheten, kunder, projekt och deltagare.
- Använda eget omdöme, verifiera fakta, bearbeta AI-assisterat innehåll och hänvisa frågor som kräver kundens sakkunskap vidare.
- Stödja introduktion och uppsättning av arbetsflöden, med möjlighet att ta sig an bredare operativt stöd och utbildningsstöd.
Krav
- Tidigare erfarenhet som virtuell assistent, chefsassistent, administrativ assistent eller sociala medier-assistent, eller i en liknande stödfunktion.
- Mycket god skriftlig engelska med utmärkt grammatik, stavning, korrekturläsning och professionell kommunikation.
- Erfarenhet av att ta fram, redigera, formatera eller schemalägga LinkedIn-innehåll.
- God organisationsförmåga och förmåga att hantera återkommande uppgifter, tidsfrister och konkurrerande prioriteringar.
- Noggrannhet och engagemang för överenskomna standarder och processer.
- Förmåga att arbeta självständigt, ta ansvar och be om förtydliganden vid behov.
- Gott omdöme vid hantering av e-post, kommentarer, konfidentiell information och kundförfrågningar.
- God vana vid att använda digitala verktyg för företag, plattformar och webbaserade system.
- Vilja och förmåga att lära sig CRM-plattformar, formulärsystem och arbetsflöden för utbildningsadministration.
- Förmåga att följa instruktioner, ta emot konstruktiv återkoppling och genomföra förbättringar.
- Proaktiv kommunikation, inklusive att lyfta farhågor och rapportera möjliga problem i ett tidigt skede.
- Diskretion och förståelse för konfidentialitet, dataskydd och åtkomstkontroller.
- Flexibilitet vid enstaka schemaändringar eller överenskommen internationell täckning.
- Förmåga att i allmänhet anpassa arbetstiderna till Storbritannien.
- Meriterande: erfarenhet av att stödja B2B-konsulter, IT-tjänsteleverantörer, projektledare, utbildare eller företagare.
- Meriterande: erfarenhet av LinkedIn-nyhetsbrev och professionellt tankeledarskap.
- Meriterande: erfarenhet av att ta fram PowerPoint-presentationer och professionella affärsdokument.
- Meriterande: kännedom om Cognito Forms, CRM-system, webbformulär eller arbetsflöden för lärandehantering.
- Meriterande: erfarenhet av att hantera inkorgar med stora e-postvolymer.
- Meriterande: kännedom om Calendly eller liknande schemaläggningsverktyg.
- Meriterande: erfarenhet av att stödja onlineevenemang, virtuella toppmöten, webbinarier eller föredrag.
- Meriterande: grundläggande färdigheter i grafisk formatering.
- Meriterande: ansvarsfull användning av AI-verktyg med självständig granskning och bearbetning.
- Hantera konfidentiell information säkert och använda individuellt tilldelade konton.
- Följa åtkomstbehörigheter, säkerhetsrutiner och kundens krav på konfidentialitet.
- Ändra inte system, register eller kommunikation utan tillstånd.
Förmåner
- Deltidsuppdrag på 10 timmar per vecka.
- Distansarbete.
- Möjlighet till ett långsiktigt uppdrag beroende på arbetsprestation och verksamhetens behov.
- Ändringar i schemat för internationella kunder, evenemang eller projektbehov kan avtalas.
- Möjlighet att utvecklas till en bredare roll inom operativt stöd och utbildningsstöd.
- Introduktion och genomgång av arbetsflöden under den första månaden.