Virtual Colleague Philippines er et Manila-basert selskap som tilbyr outsourcing av virtuelle assistenter til virksomheter gjennom fjernbemanning og løpende operativ støtte. Selskapet kobler kunder med opplærte virtuelle assistenter og støtter teamene med BPO-teamledere og kvalitetsanalytikere. Tjenestene omfatter å matche virksomheter med egnede virtuelle kolleger og tilby regelmessig bistand, inkludert kostnadsfrie månedlige gjennomganger av prestasjoner, for å opprettholde kvalitet og samsvar. Ved å skape muligheter for hjemmekontor for dyktige fagfolk hjelper Virtual Colleague Philippines kunder med å delegere rutineoppgaver og konsentrere seg mer om virksomhetens vekst.
Deltidsassistent for innhold og virksomhetsadministrasjon
Deltidsstilling som virtuell assistent med ansvar for LinkedIn-innhold og koordinering av virksomhetsadministrasjon. Støtter CRM og opplæringsprogrammer, arrangementer og internasjonale prosjekter for en teknologibedrift.
Beskrivelse
- Planlegge, korrekturlese, organisere og planlegge LinkedIn-innlegg og nyhetsbrev.
- Vedlikeholde innholdskalendere og, når det er praktisk mulig, forberede materiell flere uker eller én til to måneder i forkant.
- Bruke kundens profesjonelle tone og tilpasse innholdet til et B2B-publikum.
- Foreslå relevante temaer, forbedringer av innhold og måter å gjenbruke eksisterende materiell på.
- Formatere LinkedIn-innlegg, nyhetsbrev, PowerPoint-presentasjoner, foredragsmateriell og forretningsdokumenter.
- Utføre grunnleggende grafisk formatering og sørge for en konsekvent merkevarepresentasjon.
- Følge med på kommentarer og henvendelser på LinkedIn, svare på godkjente rutinespørsmål og eskalere sensitive eller tekniske saker.
- Organisere kundens innboks med avtalte mapper, etiketter og kategorier.
- Fremheve viktige meldinger, tidsfrister, oppfølginger og saker som krever kundens oppmerksomhet.
- Filtrere, arkivere eller slette åpenbar søppelpost og irrelevante meldinger etter avtalte regler.
- Svare på rutinemessige administrative henvendelser når det er gitt uttrykkelig tillatelse.
- Håndtere løpende administrasjon, blant annet digitale registre, dokumenter, kalendere, oppgavelister, tidsfrister og oppfølginger.
- Identifisere forbedringer i arbeidsflyten og gi raske oppdateringer om fremdrift eller mulige problemer.
- Bistå med CRM- og opplæringsadministrasjon, blant annet påmeldinger, deltakeropplysninger, øvelser, oppfølging av gjennomføring, henvendelser og godkjente forespørsler om tilgang.
- Forberede materiell og koordinere kommunikasjon for foredrag, nettverksarrangementer, webinarer, virtuelle toppmøter og internasjonale oppdrag.
- Sikre administrativ dekning på tvers av tidssoner og stille som stedfortreder ved utvalgte arrangementer, reiser eller kundeoppdrag.
- Beskytte konfidensiell informasjon om virksomheten, kunder, prosjekter og deltakere.
- Bruke eget skjønn, kontrollere fakta, bearbeide AI-assistert innhold og henvise saker som krever kundens ekspertise.
- Bistå med introduksjon og oppsett av arbeidsflyter, med mulighet for å ta på seg bredere støtte innen drift og opplæring.
Krav
- Tidligere arbeid som virtuell assistent, lederassistent, administrativ assistent eller sosiale medier-assistent, eller i en lignende støttefunksjon.
- Svært gode skriftlige engelskkunnskaper, med utmerket grammatikk, staving, korrekturlesing og profesjonell kommunikasjon.
- Erfaring med å utarbeide, redigere, formatere eller planlegge LinkedIn-innhold.
- Gode organisatoriske evner og evne til å håndtere løpende oppgaver, tidsfrister og konkurrerende prioriteringer.
- Nøyaktighet og forpliktelse til avtalte standarder og prosesser.
- Evne til å arbeide selvstendig, ta ansvar og be om avklaringer ved behov.
- God dømmekraft ved håndtering av e-post, kommentarer, konfidensiell informasjon og kundeforespørsler.
- Fortrolighet med nettbaserte verktøy for næringslivet, digitale plattformer og webbaserte systemer.
- Vilje og evne til å lære CRM-plattformer, skjemasystemer og arbeidsflyter for opplæringsadministrasjon.
- Evne til å følge instruksjoner, ta imot konstruktive tilbakemeldinger og gjennomføre forbedringer.
- Proaktiv kommunikasjon, blant annet ved å ta opp bekymringer og rapportere mulige problemer tidlig.
- Diskresjon og forståelse for konfidensialitet, personvern og tilgangskontroll.
- Fleksibilitet ved sporadiske endringer i arbeidsplanen eller avtalt internasjonal dekning.
- Evne til generelt å tilpasse arbeidstiden til Storbritannia.
- Foretrukket: erfaring med å støtte B2B-konsulenter, IT-tjenesteleverandører, prosjektledere, kursholdere eller bedriftseiere.
- Foretrukket: erfaring med LinkedIn-nyhetsbrev og profesjonell tankeledelse.
- Foretrukket: erfaring med å utarbeide PowerPoint-presentasjoner og profesjonelle forretningsdokumenter.
- Foretrukket: kjennskap til Cognito Forms, CRM-systemer, nettbaserte skjemaer eller arbeidsflyter for læringsadministrasjon.
- Foretrukket: erfaring med å håndtere e-postinnbokser med stort volum.
- Foretrukket: kjennskap til Calendly eller lignende planleggingsverktøy.
- Foretrukket: erfaring med å støtte nettarrangementer, virtuelle toppmøter, webinarer eller foredrag.
- Foretrukket: grunnleggende ferdigheter i grafisk formatering.
- Foretrukket: ansvarlig bruk av AI-verktøy med selvstendig gjennomgang og bearbeiding.
- Håndtere konfidensiell informasjon på en sikker måte og bruke individuelt tildelte kontoer.
- Følge tilgangstillatelser, sikkerhetsprosedyrer og kundens krav til konfidensialitet.
- Ikke foreta endringer i systemer, registre eller kommunikasjon uten tillatelse.
Fordeler
- Deltidsoppdrag på 10 timer per uke.
- Fjernarbeid.
- Mulighet for et langsiktig oppdrag, avhengig av arbeidsprestasjoner og virksomhetens behov.
- Endringer i arbeidsplanen for internasjonale kunder, arrangementer eller prosjektbehov kan avtales.
- Mulighet til å utvikle seg til en bredere rolle innen drifts- og opplæringsstøtte.
- Introduksjon og opplæring i arbeidsflytene den første måneden.