Virtual Colleague Philippines je spoločnosť z Manily, ktorá poskytuje outsourcing virtuálnych asistentov firmám prostredníctvom práce na diaľku a priebežnej operatívnej podpory. Spoločnosť prepája klientov so školenými virtuálnymi asistentmi a podporuje tieto tímy pomocou tímových lídrov BPO a analytikov kvality. Medzi jej služby patrí hľadanie vhodných virtuálnych kolegov pre firmy a poskytovanie pravidelnej podpory vrátane bezplatných mesačných hodnotení výkonu, ktoré pomáhajú udržiavať kvalitu a súlad. Vytváraním príležitostí na prácu z domu pre kvalifikovaných odborníkov Virtual Colleague Philippines pomáha klientom delegovať rutinné úlohy a sústrediť sa viac na rast podnikania.
Asistent/ka pre obsah a obchodnú administratívu na čiastočný úväzok
Práca virtuálneho asistenta na čiastočný úväzok zahŕňa tvorbu obsahu na LinkedIn a koordináciu obchodnej administratívy. Podpora CRM a vzdelávacích programov, podujatí a medzinárodných projektov v technologickej spoločnosti.
Popis
- Plánovať, kontrolovať, organizovať a plánovať zverejňovanie príspevkov na LinkedIn a newsletterov.
- Viesť obsahové kalendáre a podľa možností pripravovať materiály niekoľko týždňov až jeden či dva mesiace vopred.
- Používať profesionálny štýl klienta a prispôsobovať obsah publiku B2B.
- Navrhovať vhodné témy, zlepšenia obsahu a spôsoby opätovného využitia existujúcich materiálov.
- Formátovať príspevky na LinkedIn, newslettery, prezentácie v PowerPointe, materiály pre rečníkov a obchodné dokumenty.
- Používať základné grafické formátovanie a udržiavať jednotnú prezentáciu značky.
- Sledovať komentáre a otázky na LinkedIn, odpovedať na schválené bežné otázky a citlivé či technické záležitosti postúpiť ďalej.
- Organizovať klientovu e-mailovú schránku pomocou dohodnutých priečinkov, štítkov a kategórií.
- Označovať dôležité správy, termíny, následné kroky a záležitosti vyžadujúce klientovu pozornosť.
- Podľa dohodnutých pravidiel filtrovať, archivovať alebo odstraňovať zjavný spam a nerelevantné správy.
- Odpovedať na bežné administratívne otázky iba vtedy, keď je to výslovne povolené.
- Zabezpečovať pravidelnú administratívu vrátane digitálnych záznamov, dokumentov, rozvrhov, zoznamov úloh, termínov a následných krokov.
- Všímať si možnosti zlepšenia pracovných postupov a bezodkladne informovať o pokroku či možných problémoch.
- Pomáhať so správou CRM a vzdelávacích programov vrátane registrácií, záznamov o účastníkoch, cvičení, sledovania dokončenia, otázok a schválených žiadostí o prístup.
- Pripravovať materiály a koordinovať komunikáciu týkajúcu sa vystúpení, networkingových podujatí, webinárov, virtuálnych summitov a medzinárodných podujatí.
- Zabezpečovať administratívnu podporu naprieč časovými pásmami a zastupovať klienta počas vybraných podujatí, ciest alebo pracovných stretnutí.
- Chrániť dôverné obchodné informácie, údaje o klientoch a projektoch aj informácie o účastníkoch vzdelávania.
- Samostatne sa rozhodovať, overovať fakty, upravovať obsah vytvorený s pomocou umelej inteligencie a postupovať ďalej záležitosti vyžadujúce odborné znalosti klienta.
- Pomáhať so zaškolením a nastavením pracovných postupov; časom je možné prevziať širšiu operatívnu a vzdelávaciu podporu.
Požiadavky
- Predchádzajúca prax virtuálneho, výkonného, administratívneho alebo správcu sociálnych médií, prípadne na podobnej podpornej pozícii.
- Výborná písomná angličtina, gramatika, pravopis, korektúry a profesionálna komunikácia.
- Skúsenosti s prípravou, úpravou, formátovaním alebo plánovaním obsahu na LinkedIn.
- Dobré organizačné schopnosti a schopnosť zvládať opakujúce sa úlohy, termíny a súbežné priority.
- Dôslednosť a záväzok dodržiavať dohodnuté štandardy a postupy.
- Schopnosť pracovať samostatne, prevziať zodpovednosť a podľa potreby požiadať o vysvetlenie.
- Dobrý úsudok pri spracovaní e-mailov, komentárov, dôverných informácií a požiadaviek klienta.
- Istota pri používaní online obchodných nástrojov, digitálnych platforiem a webových systémov.
- Ochota a schopnosť naučiť sa pracovať s platformami CRM, formulármi a postupmi administrácie vzdelávania.
- Schopnosť dodržiavať pokyny, prijímať konštruktívnu spätnú väzbu a zavádzať zlepšenia.
- Proaktívna komunikácia vrátane včasného upozorňovania na obavy a možné problémy.
- Diskrétnosť a znalosť zásad dôvernosti, ochrany údajov a riadenia prístupov.
- Flexibilita pri príležitostných zmenách rozvrhu alebo dohodnutom pokrytí medzinárodných časových pásiem.
- Schopnosť vo všeobecnosti zosúladiť pracovný čas s časovým pásmom Spojeného kráľovstva.
- Výhodou: skúsenosti s podporou B2B konzultantov, poskytovateľov IT služieb, odborníkov na projektové riadenie, školiteľov alebo podnikateľov.
- Výhodou: skúsenosti s newslettermi na LinkedIn a odborným obsahom budujúcim mienku.
- Výhodou: skúsenosti s prípravou prezentácií v PowerPointe a profesionálnych obchodných dokumentov.
- Výhodou: znalosť Cognito Forms, systémov CRM, online formulárov alebo postupov správy účastníkov vzdelávania.
- Výhodou: skúsenosti so správou e-mailových schránok s vysokým objemom správ.
- Výhodou: znalosť Calendly alebo podobných nástrojov na plánovanie.
- Výhodou: skúsenosti s podporou online podujatí, virtuálnych summitov, webinárov alebo vystúpení.
- Výhodou: základné zručnosti v grafickom formátovaní.
- Výhodou: zodpovedné používanie nástrojov s umelou inteligenciou vrátane samostatnej kontroly a úprav výstupov.
- Bezpečne zaobchádzať s dôvernými informáciami a používať individuálne pridelené účty.
- Dodržiavať oprávnenia na prístup, bezpečnostné postupy a požiadavky klienta na dôvernosť.
- Bez povolenia nevykonávať zmeny v systémoch, záznamoch ani komunikácii.
Benefity
- Práca na čiastočný úväzok v rozsahu 10 hodín týždenne.
- Práca na diaľku.
- Možnosť dlhodobej spolupráce v závislosti od pracovného výkonu a potrieb spoločnosti.
- Zmeny rozvrhu z dôvodu medzinárodných klientov, podujatí alebo potrieb projektov možno dohodnúť.
- Možnosť rozšíriť pracovnú náplň o širšiu operatívnu a vzdelávaciu podporu.
- Zaškolenie a oboznámenie sa s pracovnými postupmi počas prvého mesiaca.