Virtual Colleague Philippines to firma outsourcingowa z siedzibą w Manili, która obsługuje firmy poprzez zdalne zatrudnianie pracowników i stałe wsparcie operacyjne. Firma łączy klientów z przeszkolonymi wirtualnymi asystentami, a także wspiera te zespoły za pośrednictwem liderów zespołów BPO i analityków jakości. Jej usługi obejmują dobieranie odpowiednich wirtualnych współpracowników oraz regularną pomoc, w tym bezpłatne comiesięczne przeglądy wyników, które pomagają utrzymywać jakość i spójność działań. Tworząc możliwości pracy zdalnej dla wykwalifikowanych specjalistów, Virtual Colleague Philippines pomaga klientom delegować rutynowe zadania i skupić się na rozwoju firmy.
Asystent ds. treści i administracji biznesowej na część etatu
Praca zdalna w niepełnym wymiarze: tworzenie treści na LinkedIn i koordynowanie administracji biznesowej. Wsparcie CRM, programów szkoleniowych, wydarzeń i międzynarodowych projektów firmy technologicznej.
Opis
- Planować, redagować, organizować i planować publikacje oraz newslettery na LinkedIn.
- Prowadzić kalendarze treści i, gdy to praktyczne, przygotowywać materiały z kilkutygodniowym lub jedno- lub dwumiesięcznym wyprzedzeniem.
- Stosować profesjonalny styl klienta i dostosowywać treści do odbiorców B2B.
- Proponować trafne tematy, ulepszenia treści i sposoby ponownego wykorzystania istniejących materiałów.
- Formatować posty i newslettery na LinkedIn, prezentacje PowerPoint, materiały dla prelegentów oraz dokumenty biznesowe.
- Wykonywać podstawowe formatowanie graficzne i dbać o spójny wizerunek marki.
- Monitorować komentarze i zapytania na LinkedIn, odpowiadać na zatwierdzone standardowe pytania oraz przekazywać wrażliwe lub techniczne sprawy właściwej osobie.
- Organizować skrzynkę odbiorczą klienta przy użyciu uzgodnionych folderów, etykiet i kategorii.
- Oznaczać ważne wiadomości, terminy, działania następcze oraz sprawy wymagające uwagi klienta.
- Filtrować, archiwizować lub usuwać oczywisty spam i nieistotne wiadomości zgodnie z uzgodnionymi zasadami.
- Odpowiadać na standardowe zapytania administracyjne wyłącznie po uzyskaniu wyraźnego upoważnienia.
- Prowadzić powtarzalne działania administracyjne, w tym dokumentację cyfrową, dokumenty, harmonogramy, listy zadań, terminy i działania następcze.
- Wskazywać możliwości usprawnienia pracy oraz niezwłocznie informować o postępach i potencjalnych problemach.
- Pomagać w administracji CRM i szkoleń, w tym obsługiwać rejestracje, dane uczestników, ćwiczenia, śledzenie ukończenia, zapytania i zatwierdzone prośby o dostęp.
- Przygotowywać materiały i koordynować komunikację na potrzeby wystąpień, wydarzeń networkingowych, webinarów, wirtualnych szczytów i wydarzeń międzynarodowych.
- Zapewniać wsparcie administracyjne w różnych strefach czasowych oraz zastępstwo podczas wybranych wydarzeń, podróży lub spotkań z klientami.
- Chronić poufne informacje biznesowe, dane klientów, projektów i uczestników szkoleń.
- Samodzielnie oceniać sytuację, weryfikować fakty, dopracowywać treści wspomagane przez AI i przekazywać sprawy wymagające wiedzy klienta.
- Pomagać we wdrażaniu i konfiguracji procesów pracy, z możliwością przejęcia szerszego zakresu wsparcia operacyjnego i szkoleniowego.
Wymagania
- Doświadczenie na stanowisku wirtualnego, osobistego, administracyjnego lub asystenta ds. mediów społecznościowych albo w podobnej roli wspierającej.
- Bardzo dobra znajomość pisanego języka angielskiego, w tym gramatyki, ortografii, korekty tekstów i komunikacji zawodowej.
- Doświadczenie w przygotowywaniu, edytowaniu, formatowaniu lub planowaniu treści na LinkedIn.
- Doskonała organizacja pracy oraz umiejętność zarządzania powtarzalnymi zadaniami, terminami i konkurującymi priorytetami.
- Dbałość o szczegóły i gotowość do przestrzegania uzgodnionych standardów i procesów.
- Umiejętność samodzielnej pracy, przejmowania odpowiedzialności i proszenia o wyjaśnienia w razie potrzeby.
- Dobre rozeznanie przy obsłudze poczty, komentarzy, informacji poufnych i próśb klientów.
- Swoboda w korzystaniu z internetowych narzędzi biznesowych, platform cyfrowych i systemów internetowych.
- Gotowość i zdolność do nauki platform CRM, systemów formularzy i procesów administracyjnych związanych ze szkoleniami.
- Umiejętność stosowania się do instrukcji, przyjmowania konstruktywnej informacji zwrotnej i wdrażania ulepszeń.
- Proaktywna komunikacja, w tym wczesne zgłaszanie obaw i potencjalnych problemów.
- Dyskrecja oraz znajomość zasad poufności, ochrony danych i kontroli dostępu.
- Elastyczność w przypadku sporadycznych zmian harmonogramu lub uzgodnionej obsługi klientów z różnych krajów.
- Możliwość ogólnego dostosowania godzin pracy do czasu obowiązującego w Wielkiej Brytanii.
- Dodatkowym atutem będzie: doświadczenie we wspieraniu konsultantów B2B, dostawców usług IT, specjalistów ds. zarządzania projektami, trenerów lub właścicieli firm.
- Dodatkowym atutem będzie: doświadczenie z newsletterami LinkedIn i profesjonalnymi treściami eksperckimi.
- Dodatkowym atutem będzie: doświadczenie w przygotowywaniu prezentacji PowerPoint i profesjonalnych dokumentów biznesowych.
- Dodatkowym atutem będzie: znajomość Cognito Forms, systemów CRM, formularzy online lub procesów zarządzania nauką.
- Dodatkowym atutem będzie: doświadczenie w obsłudze skrzynek odbiorczych o dużej liczbie wiadomości.
- Dodatkowym atutem będzie: znajomość Calendly lub podobnych narzędzi do planowania.
- Dodatkowym atutem będzie: doświadczenie we wspieraniu wydarzeń online, wirtualnych szczytów, webinarów lub wystąpień.
- Dodatkowym atutem będą: podstawowe umiejętności formatowania graficznego.
- Dodatkowym atutem będzie: odpowiedzialne korzystanie z narzędzi AI, z niezależną weryfikacją i dopracowaniem wyników.
- Bezpieczne obchodzenie się z informacjami poufnymi i korzystanie z indywidualnie przypisanych kont.
- Przestrzeganie uprawnień dostępu, procedur bezpieczeństwa i wymogów klienta dotyczących poufności.
- Niewprowadzanie zmian w systemach, dokumentacji ani komunikacji bez upoważnienia.
Benefity
- Praca na część etatu — 10 godzin tygodniowo.
- Praca zdalna.
- Możliwość długoterminowej współpracy zależnie od wyników i potrzeb firmy.
- Możliwe jest uzgodnienie zmian harmonogramu związanych z klientami międzynarodowymi, wydarzeniami lub potrzebami projektowymi.
- Możliwość rozwoju roli w kierunku szerszego wsparcia operacyjnego i szkoleniowego.
- W pierwszym miesiącu przewidziane jest wdrożenie i zapoznanie z procesami pracy.