Virtual Colleague Philippines — базирующаяся в Маниле компания, предоставляющая услуги виртуальных ассистентов на условиях аутсорсинга. Она помогает компаниям организовывать удалённый найм и обеспечивает постоянную операционную поддержку. Компания подбирает для клиентов обученных виртуальных ассистентов, а также поддерживает такие команды с помощью руководителей BPO-команд и аналитиков качества. В число её услуг входят подбор подходящих виртуальных коллег и регулярная помощь, включая бесплатные ежемесячные оценки эффективности, которые помогают поддерживать качество работы и согласованность процессов. Создавая возможности удалённой работы для квалифицированных специалистов, Virtual Colleague Philippines помогает клиентам делегировать рутинные задачи и уделять больше внимания развитию бизнеса.
Ассистент по контенту и административной поддержке бизнеса на неполный день
Удалённая работа на неполный день: подготовка контента для LinkedIn и координация административных задач бизнеса. Поддержка CRM, учебных программ, мероприятий и международных проектов технологической компании.
Описание
- Планировать, вычитывать, организовывать и планировать публикации и рассылки в LinkedIn.
- Вести контент-календари и по возможности готовить материалы за несколько недель или за один-два месяца.
- Соблюдать профессиональный стиль клиента и адаптировать контент для аудитории B2B.
- Предлагать актуальные темы, улучшения контента и способы повторного использования имеющихся материалов.
- Форматировать публикации и рассылки в LinkedIn, презентации PowerPoint, материалы для выступлений и деловые документы.
- Выполнять базовое графическое форматирование и поддерживать единый стиль бренда.
- Отслеживать комментарии и запросы в LinkedIn, отвечать на одобренные типовые вопросы и передавать чувствительные или технические вопросы ответственному лицу.
- Организовывать почтовый ящик клиента с помощью согласованных папок, меток и категорий.
- Отмечать важные сообщения, сроки, последующие действия и вопросы, требующие внимания клиента.
- Фильтровать, архивировать или удалять очевидный спам и нерелевантные сообщения согласно согласованным правилам.
- Отвечать на типовые административные запросы только при наличии специального разрешения.
- Выполнять регулярные административные задачи, включая ведение цифровых записей и документов, расписаний, списков задач, сроков и последующих действий.
- Выявлять возможности улучшить рабочие процессы и своевременно сообщать о ходе работы и возможных проблемах.
- Помогать с администрированием CRM и обучения: регистрациями, записями об учащихся, упражнениями, отслеживанием завершения курсов, запросами и разрешёнными запросами на доступ.
- Готовить материалы и координировать коммуникацию для выступлений, сетевых мероприятий, вебинаров, виртуальных саммитов и международных мероприятий.
- Обеспечивать административную поддержку в разных часовых поясах и подменять коллегу во время отдельных мероприятий, поездок или встреч с клиентами.
- Обеспечивать защиту конфиденциальной информации о бизнесе, клиентах, проектах и учащихся.
- Самостоятельно принимать решения, проверять факты, дорабатывать контент, созданный с помощью ИИ, и передавать вопросы, требующие экспертизы клиента.
- Помогать с адаптацией и настройкой рабочих процессов, с возможностью взять на себя более широкий круг операционных задач и поддержки обучения.
Требования
- Опыт работы виртуальным, исполнительным, административным ассистентом, ассистентом по социальным сетям или на аналогичной вспомогательной должности.
- Высокий уровень письменного английского, отличное знание грамматики и орфографии, навыки вычитки и деловой коммуникации.
- Опыт подготовки, редактирования, форматирования или планирования публикаций в LinkedIn.
- Отличные организаторские навыки и умение вести регулярные задачи, соблюдать сроки и расставлять приоритеты.
- Внимание к деталям и готовность соблюдать согласованные стандарты и процессы.
- Умение работать самостоятельно, брать на себя ответственность и запрашивать разъяснения при необходимости.
- Здравое суждение при работе с электронной почтой, комментариями, конфиденциальной информацией и запросами клиента.
- Уверенное пользование онлайн-инструментами для бизнеса, цифровыми платформами и веб-системами.
- Готовность и способность освоить CRM-платформы, системы форм и процессы администрирования обучения.
- Умение следовать инструкциям, воспринимать конструктивную обратную связь и вносить улучшения.
- Инициативная коммуникация, в том числе своевременное сообщение о проблемах и возможных рисках.
- Деликатность и понимание принципов конфиденциальности, защиты данных и контроля доступа.
- Готовность к редким изменениям графика или согласованной работе с учётом международных часовых поясов.
- Способность в целом подстраивать рабочее время под график Великобритании.
- Будет преимуществом: опыт поддержки B2B-консультантов, IT-поставщиков услуг, специалистов по управлению проектами, тренеров или владельцев бизнеса.
- Будет преимуществом: опыт работы с рассылками LinkedIn и профессиональным контентом, демонстрирующим экспертность.
- Будет преимуществом: опыт подготовки презентаций PowerPoint и профессиональных деловых документов.
- Будет преимуществом: знакомство с Cognito Forms, CRM-системами, онлайн-формами или процессами управления обучением.
- Будет преимуществом: опыт управления почтовыми ящиками с большим потоком сообщений.
- Будет преимуществом: знакомство с Calendly или аналогичными инструментами планирования.
- Будет преимуществом: опыт поддержки онлайн-мероприятий, виртуальных саммитов, вебинаров или выступлений.
- Будет преимуществом: навыки базового графического форматирования.
- Будет преимуществом: ответственное использование инструментов с ИИ с самостоятельной проверкой и доработкой результатов.
- Безопасно обращаться с конфиденциальной информацией и использовать только индивидуально назначенные учётные записи.
- Соблюдать права доступа, процедуры безопасности и требования клиента к конфиденциальности.
- Не вносить изменения в системы, записи или коммуникацию без разрешения.
Преимущества
- Работа на неполный день — 10 часов в неделю.
- Удалённая работа.
- Возможность долгосрочного сотрудничества в зависимости от результатов и потребностей бизнеса.
- Изменения графика для работы с международными клиентами, участия в мероприятиях или выполнения проектных задач можно согласовать.
- Возможность развития роли с расширением операционной поддержки и поддержки обучения.
- В течение первого месяца предусмотрены адаптация и знакомство с рабочими процессами.