Virtual Colleague Philippines è un’azienda di outsourcing di assistenti virtuali con sede a Manila che supporta le imprese attraverso personale remoto e assistenza operativa continuativa. L’azienda mette in contatto i clienti con assistenti virtuali qualificati e supporta questi team con responsabili di team BPO e analisti della qualità. I suoi servizi includono l’abbinamento delle imprese con assistenti virtuali adatti e la fornitura di assistenza periodica, comprese revisioni mensili gratuite delle prestazioni, per contribuire a mantenere la qualità e l’allineamento. Creando opportunità di lavoro da casa per professionisti qualificati, Virtual Colleague Philippines aiuta i clienti a delegare le attività di routine e a concentrarsi maggiormente sulla crescita aziendale.
Assistente part-time per contenuti e amministrazione aziendale
Ruolo di assistente virtuale part-time per creare contenuti su LinkedIn e coordinare le attività amministrative aziendali. Supporta CRM, programmi di formazione, eventi e progetti internazionali per un’azienda di servizi tecnologici.
Descrizione
- Pianificare, correggere, organizzare e programmare post e newsletter su LinkedIn.
- Gestire i calendari dei contenuti e preparare i materiali con diverse settimane di anticipo o, quando pratico, con uno o due mesi.
- Usare la voce professionale del cliente e adattare i contenuti a un pubblico B2B.
- Proporre argomenti pertinenti, miglioramenti dei contenuti e modi per riutilizzare i materiali esistenti.
- Formattare post LinkedIn, newsletter, presentazioni PowerPoint, materiali per relatori e documenti aziendali.
- Applicare una formattazione grafica di base e mantenere coerente la presentazione del brand.
- Monitorare commenti e richieste su LinkedIn, rispondere alle domande di routine approvate e inoltrare le questioni delicate o tecniche.
- Organizzare la casella di posta del cliente con cartelle, etichette e categorie concordate.
- Segnalare messaggi importanti, scadenze, promemoria e questioni che richiedono l’attenzione del cliente.
- Filtrare, archiviare o eliminare messaggi chiaramente indesiderati e irrilevanti secondo le regole concordate.
- Rispondere alle richieste amministrative di routine solo previa autorizzazione specifica.
- Gestire le attività amministrative ricorrenti, inclusi archivi digitali, documenti, calendari, elenchi di attività, scadenze e promemoria.
- Individuare possibili miglioramenti nei flussi di lavoro e comunicare tempestivamente progressi o potenziali problemi.
- Fornire supporto amministrativo per CRM e formazione, comprese iscrizioni, registri dei partecipanti, esercitazioni, monitoraggio dei completamenti, richieste e domande di accesso autorizzate.
- Preparare materiali e coordinare le comunicazioni per interventi, eventi di networking, webinar, summit virtuali e impegni internazionali.
- Garantire copertura amministrativa tra fusi orari e offrire supporto sostitutivo durante determinati eventi, viaggi o impegni con i clienti.
- Proteggere le informazioni riservate dell’azienda, dei clienti, dei progetti e dei partecipanti ai corsi.
- Usare il proprio giudizio, verificare i fatti, perfezionare i contenuti assistiti dall’IA e sottoporre al cliente le questioni che richiedono la sua competenza.
- Contribuire all’inserimento e alla configurazione dei flussi di lavoro, con possibilità di assumere un supporto operativo e formativo più ampio.
Requisiti
- Esperienza pregressa come assistente virtuale, esecutivo, amministrativo o per i social media, oppure in un ruolo di supporto simile.
- Ottima conoscenza dell’inglese scritto, con eccellenti competenze grammaticali, ortografiche, di revisione e comunicazione professionale.
- Esperienza nella preparazione, modifica, formattazione o programmazione di contenuti LinkedIn.
- Spiccate capacità organizzative e capacità di gestire attività ricorrenti, scadenze e priorità concorrenti.
- Grande attenzione ai dettagli e impegno nel rispettare standard e processi concordati.
- Capacità di lavorare in autonomia, assumersi responsabilità e chiedere chiarimenti quando necessario.
- Buon giudizio nella gestione di email, commenti, informazioni riservate e richieste dei clienti.
- Sicurezza nell’uso di strumenti aziendali online, piattaforme digitali e sistemi basati sul web.
- Disponibilità e capacità di apprendere piattaforme CRM, sistemi di moduli e flussi amministrativi per la formazione.
- Capacità di seguire istruzioni, ricevere feedback costruttivi e applicare miglioramenti.
- Comunicazione proattiva, inclusa la capacità di segnalare tempestivamente dubbi e potenziali problemi.
- Discrezione e comprensione della riservatezza, della protezione dei dati e dei controlli di accesso.
- Flessibilità per cambiamenti occasionali di orario o copertura internazionale concordata.
- Capacità di allineare in generale l’orario di lavoro a quello del Regno Unito.
- Preferibile: esperienza di supporto a consulenti B2B, fornitori di servizi IT, professionisti della gestione dei progetti, formatori o titolari d’impresa.
- Preferibile: esperienza con newsletter LinkedIn e leadership di pensiero professionale.
- Preferibile: esperienza nella preparazione di presentazioni PowerPoint e documenti aziendali professionali.
- Preferibile: familiarità con Cognito Forms, sistemi CRM, moduli online o flussi di gestione dei partecipanti.
- Preferibile: esperienza nella gestione di caselle di posta ad alto volume.
- Preferibile: familiarità con Calendly o strumenti di pianificazione simili.
- Preferibile: esperienza nel supporto di eventi online, summit virtuali, webinar o interventi.
- Preferibile: competenze di base di formattazione grafica.
- Preferibile: uso responsabile di strumenti assistiti dall’IA, con revisione e perfezionamento indipendenti.
- Gestire in modo sicuro le informazioni riservate e utilizzare account assegnati individualmente.
- Rispettare le autorizzazioni di accesso, le procedure di sicurezza e i requisiti di riservatezza del cliente.
- Non apportare modifiche a sistemi, registri o comunicazioni senza autorizzazione.
Benefit
- Incarico part-time di 10 ore alla settimana.
- Lavoro da remoto.
- Possibilità di collaborazione a lungo termine, in base ai risultati e alle esigenze aziendali.
- È possibile concordare adeguamenti dell’orario per clienti internazionali, eventi o necessità di progetto.
- Possibilità di evolvere verso un ruolo più ampio di supporto operativo e alla formazione.
- Inserimento e familiarizzazione con i flussi di lavoro durante il primo mese.